Планирование на случай кризиса: Как защитить бизнес от непредвиденных ситуаций

Устойчивость и способность адаптироваться к непредвиденным ситуациям — ключевые факторы успеха любого бизнеса. Независимо от размера и отрасли, компании сталкиваются с различными рисками, которые могут нарушить их деятельность и привести к серьезным последствиям: уход ключевых сотрудников, технологические сбои, экономические кризисы, стихийные бедствия. Отсутствие плана действий в таких ситуациях может обернуться финансовыми потерями, репутационным ущербом и потерей конкурентоспособности. В этой статье мы рассмотрим, как планирование бизнес-преемственности помогает компаниям обеспечить устойчивость и долгосрочное развитие, а также разберем ключевые этапы и инструменты для разработки эффективного плана преемственности.

Разработка эффективного плана бизнес-преемственности требует комплексного подхода и включает в себя несколько ключевых этапов.

Первым шагом является идентификация потенциальных угроз, которые могут нарушить деятельность компании. Это могут быть как внешние факторы (экономические кризисы, стихийные бедствия, изменения в законодательстве), так и внутренние (уход ключевых сотрудников, технологические сбои, пожары, аварии). Для каждого риска необходимо оценить вероятность его возникновения и потенциальный ущерб для бизнеса.

Необходимо выявить ключевые процессы и операции, необходимые для обеспечения непрерывности бизнеса. Это может быть производство, продажи, обслуживание клиентов, финансовый учет и т.д. Для каждой функции нужно определить минимальный уровень ее работы, необходимый для выполнения обязательств перед клиентами и партнерами.

Для каждого идентифицированного риска необходимо разработать конкретные действия, которые нужно предпринять в случае его возникновения. Это может быть, например, перенос производства на резервную площадку, использование альтернативных каналов сбыта, привлечение временного персонала и т.д.

Для реализации плана преемственности необходимо назначить ответственных лиц, которые будут координировать действия в кризисной ситуации. Команда преемственности должна включать в себя представителей различных подразделений компании, таких как IT, безопасность, финансы, HR и т.д.

Все процедуры и инструкции по реагированию на различные риски должны быть задокументированы в четком и понятном плане преемственности. Этот документ должен быть доступен всем членам команды преемственности и регулярно обновляться.

Планирование бизнес-преемственности — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс, требующий постоянного мониторинга рисков, обновления плана и обучения сотрудников. Однако затраты на разработку и поддержание плана преемственности многократно окупаются за счет снижения потерь от возможных кризисных ситуаций.

Существует ряд инструментов и методов, которые помогают компаниям эффективно планировать бизнес-преемственность.

1. Анализ воздействия на бизнес (BIA)

BIA — это метод оценки влияния различных рисков на критические бизнес-функции. Он позволяет определить, какие функции наиболее уязвимы, какие потери может понести компания в случае их нарушения, и какое время восстановления является приемлемым. BIA является основой для разработки плана обеспечения непрерывности бизнеса (BCP).

2. План обеспечения непрерывности бизнеса (BCP)

BCP — это документ, содержащий детальные инструкции по реагированию на различные инциденты, которые могут нарушить деятельность компании. Он включает в себя:

• Описание критических бизнес-функций и их минимально допустимого уровня работы.

• Стратегии реагирования на различные риски.

• Роли и ответственности членов команды преемственности.

• Процедуры коммуникации и оповещения.

• Инструкции по восстановлению IT-инфраструктуры и данных.

3. План аварийного восстановления (DRP)

DRP — это часть BCP, которая фокусируется на восстановлении IT-инфраструктуры и данных после сбоя. Он включает в себя:

• Инвентаризацию IT-активов.

• Процедуры резервного копирования и восстановления данных.

• План восстановления работы серверов, сетей и приложений.

• Процедуры тестирования и верификации плана.

4. Обучение и тестирование

Регулярное обучение сотрудников действиям в кризисных ситуациях и тестирование плана преемственности являются важными элементами обеспечения его эффективности. Обучение помогает сотрудникам понять свои роли и ответственности в случае инцидента, а тестирование позволяет выявить слабые места плана и своевременно их устранить.

Использование этих инструментов и методов поможет компаниям разработать эффективный план бизнес-преемственности и быть готовыми к любым непредвиденным ситуациям.

Рассмотрим несколько примеров компаний, которые успешно преодолели кризисные ситуации благодаря наличию плана преемственности.

FedEx
В 2017 году компания столкнулась с кибератакой, которая парализовала работу ее дочерней компании TNT Express. Благодаря наличию плана преемственности, FedEx смогла быстро восстановить работу критических систем и минимизировать потери. Компания также провела расследование инцидента и усилила меры кибербезопасности.

Maersk
В 2017 году компания стала жертвой вируса Petya, который заразил тысячи компьютеров по всему миру. Maersk смогла восстановить работу своих систем в течение 10 дней благодаря наличию плана аварийного восстановления и резервных копий данных.

Toyota
В 2011 году землетрясение и цунами в Японии нанесли серьезный ущерб производственным мощностям Toyota. Однако компания смогла быстро восстановить производство благодаря наличию плана преемственности, который включал в себя диверсификацию поставщиков и создание резервных запасов компонентов.

Факторы успеха этих компаний:

1. Комплексный подход к планированию преемственности. Компании учитывали широкий спектр рисков, включая кибератаки, стихийные бедствия и технологические сбои.
2. Регулярное тестирование и обновление плана. Компании регулярно проводили учения и тестирование плана преемственности, чтобы выявить слабые места и своевременно их устранить.
3. Сильная корпоративная культура. Компании имели сильную корпоративную культуру, которая способствовала сотрудничеству и взаимопомощи в кризисных ситуациях.

Эти кейсы демонстрируют, что планирование бизнес-преемственности является важным инструментом для обеспечения устойчивости и долгосрочного развития компании.

В условиях неопределенности и постоянных изменений, планирование бизнес-преемственности становится неотъемлемой частью стратегического управления компанией. Наличие плана преемственности позволяет компаниям снизить риски, защитить репутацию, сохранить доверие клиентов и партнеров, а также обеспечить устойчивость и долгосрочное развитие. Комплексные системы управления бизнесом могут стать эффективным инструментом для планирования преемственности, поскольку они позволяют автоматизировать многие процессы, повысить прозрачность и управляемость компании, а также обеспечить быстрый доступ к необходимой информации в кризисных ситуациях.

Хотите узнать больше о том, как сделать ваш бизнес более устойчивым и готовым к любым вызовам? Приглашаем вас на бесплатный вебинар «Как сделать бизнес прозрачным и управляемым», где мы рассмотрим преимущества внедрения комплексной системы управления бизнесом и поделимся практическими советами по ее использованию для планирования бизнес-преемственности.