Простая автоматизация производства:
10 эффективных практик
Знакомая ситуация?!
Низкие продажи по тендерам
Слив сделок менеджерами
Длительное согласование договоров
Непрозрачный процесс закупок
для предприятия
Хаос в хранении важных документов
Непонятно, чем занимаются менеджеры
С такими проблемами приходит 90% производственных компаний.
Ниже в статье мы собрали эффективные способы решения этих задач. Примеры основаны на опыте реальных компаний
(время прочтения 15 минут)
Как при помощи автоматизации кратно увеличить показатели эффективности?
Во многих производственных компаниях присутствуют процессы закупок, продаж, участия в тендерах и согласования документов. Внутри эти процессы в разных сферах отличаются, но цели почти всегда совпадают. При этом, проблемы тоже типичны.

Решение можно организовать разными способами. В статье мы покажем примеры на базе стандартного функционала Битрикс24. Он позволит нам провести глубокую оптимизацию процессов за небольшие деньги
С какими запросами и сложностями в процессах заказчика мы сталкиваемся чаще всего?
9 из 10 заказчиков на первой же встрече отмечают низкий уровень продаж в компании и обозначают этот показатель в качестве основной точки роста. В первую очередь, большинство желает увеличить уровень производимых продаж! При этом, в половине случаев акцент падает на организацию тендерных продаж.

Причины недополучения прибыли могут быть разными:
Несоблюдение сроков подачи, наличие раздутой бюрократической системы, слив "неинтересных" сделок менеджерами, неконтурентоспособное предложение и прочее.

Ниже приведены несколько действенных способов для увеличения продаж:
1. Низкие продажи в направлении тендеры
Важно успевать подготавливать документацию до истечения крайнего срока подачи. Поэтому необходимо организовать регулярное уведомление ответственным сотрудникам, а в случае заминки оперативно информировать руководство компании
Довольно часто менеджеры по собственной инициативе закрывают потенциально успешные сделки. Не важно какие мотивы этому способствуют. Важно организовать прозрачность каждого шага менеджера и не позволять ему принимать убыточные для компании решения!
Любые процессы согласования занимают довольно много времени. Если согласующие представляют еще и разные подразделения, то порой сроки согласования могут изрядно затянуться. При работе с тендерами это не позволительно! Необходимо автоматизировать эти процессы, а всю рутину переложить на CRM
Контроль сроков подачи
Проверка закрытых сделок
Автоматизация расчета и
согласования тендеров
Решение:
Согласование договоров и ТКП (КП) встречается в каждой организации. И здесь мы сталкивались с целым рядом сложностей.

Например, количество согласующих лиц может колебаться от 4 до 8 человек, при этом, их точное количество зависит от типа самой сделки, категории продукции и результатов согласования предыдущих сотрудников.

Чтобы принять верное решение в плане согласования требуется оперировать большим количеством данных, которые, во-первых, нужно где-то хранить, а во-вторых, в упорядоченном виде передавать.
2. Затянутый процесс согласования
Обязательность заполнения
Проблема с хранением и передачей информации разрешается добавлением в карточку сделки определенных полей и установлением обязательности их заполнения перед запуском процесса согласования.

Итог — полностью заполненная информация о сделке.
Для обеспечения контроля процесса согласования необходимо описать весь текущий процесс, то есть составить схему "as is". После этого составляется схема будущего процесса (to be) с учетом устранения проблемных узлов, а также подробно описывается автоматизация на каждом этапе
Описание схемы процессов в BPMN
Определение участников согласования выполняется автоматически по указанным параметрам. При этом, определяются подразделения, которые должны участвовать и конкретные сотрудники.

Например, если сотрудники отдела являются узкоспециализированными, и их компетенции ограничиваются определенным видом продукции, то система самостоятельно определит специалиста, квалификация которого соответствует заданию.

Кроме того, предусматривается случай отсутствия сотрудников. Если инженер в отпуске, то задание на него не приходит, а делегируется замещающему
Определение ответственных лиц
Решение:
1
Процесс непосредственного согласования документов также требует автоматизации, ведь нужно упорядочить структуру обработки, правила утверждения и хранения важных документов.

Пример реализованного процесса согласования в Битрикс24 продемонстрирован в видео
Автоматизация согласования
2
3
4
Владельцев многих компаний беспокоит процесс проведения закупок. В большинстве случаев, предприятия сталкиваются с проблемой неэффективной взаимосвязи подразделений.

Возникают трудности в подключении бухгалтерии для исполнения оплаты согласованных счетов. Сложно организовать финансовое планирование, еще сложнее отследить, сколько затрат было проведено в месяц на производственные нужды, а сколько на сопровождение конкретных сделок.

Провести комплексную автоматизацию процесса закупок, совместно с согласованием оплат на закупку материалов с руководством можно по следующим сценариям:
3. Непрозрачный процесс закупок для предприятия
Решение:
Воронка "Закупки"
Настроить автоворонку в отдельном направлении "Закупки". Отдел закупок проводит аналитику на основании складских остатков и по мере необходимости создает новую сделку на закуп товаров у поставщиков. При этом всегда есть возможность посмотреть все запланированные закупки, увидеть, где ожидается оплата, а что уже доставлено на склад.
Когда счет запрошен, сделка перемещается на определенную стадию, а сам файл счета прикрепляется к сделке.
В этот момент автоматически запускается задание руководителю на согласование оплаты (при этом, он видит подробное содержание закупки и может оценить ее целесообразность), а далее процесс переходит на исполнение бухгалтеру.


Все закупки проходят контроль руководителя. Появляется полная прозрачность и контроль данного процесса.
1
Реестр "Закупки"
Можно настроить отдельный реестр запланированных и исполненных платежей. В реестре все платежи можно разбивать на категории - производственные нужды (сырье, материалы, инструменты, канцелярия) и сопровождение сделок (оплаты подрядным организациям, доставка и т.д.).


При таком варианте достигается максимальная прозрачность расходной части организации, сразу понятно, какому контрагенту, какие суммы оплачиваются, можно оценить категорию этих нужд и подробно ознакомиться с назначением платежа.

Кроме того, появляется аналитика в плане "затраты - контрагенты". Можно оценить затраты в разрезе своих контрагентов и понять, услугами каких организаций мы пользуемся чаще всего.
Самое главное, вся информация визуально наглядна и скомпонована очень удобно. Менеджер, либо руководитель открыв воронку продаж сразу видит сколько сделок в работе у менеджера и на какой они сейчас стадии. Какие суммы мы рассчитываем получить в ближайшей перспективе.

Видно, сколько уже мы потратили денежных средства на содержание сделки, соответственно, в дальнейшем сможем сразу посчитать и её окупаемость.

Видна и дебиторская задолженность по каждому клиенту.
Аналогичным образом реализуется контроль оплат. Можно отслеживать все оплаты контрагентов и прикреплять их к конкретным сделкам. А далее использовать эту информация для анализа полученной прибыли.

Все оплаты разбиваются по датам и суммам. В конце месяца можно подвести итоги и посмотреть все оплаты за период.
2
Сердцелюбого предприятия — производство.
Иногда крайне сложно оценить загрузку производственных мощностей, предвидеть наличие места на складе под произведенный товар, а кроме того, непонятно к производству каких заказов сотрудники уже приступили, а какие только стоят в очереди.
4. Неорганизованность производства
Решение:
Упорядочивание процессов
Любые процессы, задачи, правила работы мы "раскладываем по полочкам" и проводим строгую реструктуризацию действующих процессов. При этом, мы не вмешиваемся в технологический
процесс производства, а лишь влияем на его организационную часть.
Для того, чтобы комплексно оценить эффективность работы сотрудников, сперва нужно провести оценку их занятости в разрезе выполняемых задач. Все задачи по производству создаются автоматически по шаблону и сразу вкладываются в определенную группу.
Вновь созданные задачи на производство ставятся в очередь.

Руководитель таким образом узнает о том, что появился новый заказ. Далее, по мере выполнения, статус этого заказа меняется, и все заинтересованные в данном заказе сотрудники, получают уведомления.

Менеджер всегда в курсе, на каком этапе находится его заказ, и может быстро сориентировать клиента в случае его звонка.
А руководитель всегда располагает актуальной информацией о загрузке производства, которой ему достаточно для принятия верных управленческих решений.
Как автоматизация влияет на показатели
эффективности?
Количественные и качественные показатели эффективности начинают увеличиваться уже после 1-го месяца внедрения.
Применив описанные выше практики наши клиенты отмечали следующий рост:
в 2 раза
СНИЖЕНИЕ ВРЕМЕНИ СОГЛАСОВАНИЯ
Договора, КП (ТКП), сделки согласуются быстрее более чем
в 2 раза !
Ранее этот процесс занимал 2-3 дня, а теперь менее 1-го дня
> 30%
РОСТ
ПРОДАЖ
Выросла оперативность обработки обращений. Появилась прозрачность в работе менеджеров. Обрабатывать клиентскую базу стало намного удобнее
45%
УМЕНЬШЕНИЕ ВРЕМЕНИ ЗАКУПОК
Организовано взаимодействие разных подразделений. Все закупки планируются заранее, ресурсы распределяются грамотно
15-20%
УСКОРЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВА
Заказы на производство больше не теряются. Информация о кол-ве завершенных заказов, в очереди и в процессе производства всегда актуальна
Отзыв нашего заказчика
фрагмент аудиозаписи

При проведении внедрения была реализована большая часть описанных выше кейсов
Сколько же стоит проведение такой автоматизации процессов?

Автоматизация производственного предприятия это далеко не миллионы.

Более 80% наших проектов укладываются в бюджет от 300 до 600 тысяч рублей.

При этом, польза от внедрения заметна уже с 1-го месяца.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Made on
Tilda