КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ОТДЕЛ ПЕРСОНАЛА С ПОМОЩЬЮ БИТРИКС24?

Для наглядной демонстрации инструментов для найма мы подготовили демо-версию HR-процесса на нашем портале и подробно продемонстрировали его работу на вебинаре с топ-менеджерами компании INVO Group. Ниже выжимка вебинара со скриншотами.

Поехали!

Рассмотрим поиск сотрудника в компании с автоматизированным HR-процессом. Руководитель отдела, где требуется сотрудник, оставляет заявку на корпоративном портале Битрикс24.

Можно включить любые необходимые поля: должность, количество сотрудников, требуемые качества, плановую дату выхода сотрудника на работу и так далее.

После нажатия кнопки «Отправить» заявка попадает на рассмотрение руководителю HR-отдела, затем — в бухгалтерию, следом передается конкретному специалисту по подбору сотрудника. Названия полей и список согласователей могут отличаться в зависимости от принятой последовательности действий в вашей компании.

После согласования вакансии необходимо подготовить ее описание, разместить на HH.ru и других подходящих ресурсах. Для некоторых новых должностей требуется провести исследование и определить требования и средний уровень зарплаты.

Далее запускается процесс размещения вакансии. Она попадает в воронку Битрикс24.

На этом канбане мы видим все утвержденные вакансии, по которым необходимо найти кандидатов. У каждой из них есть своя карточка. Вот как она может выглядеть внутри.

Сотрудник, обладающий правами доступа к такой информации, в любой момент сможет увидеть:

• кто создал заявку на вакансию;
  
• кто ответственен за вывод сотрудника;
  
• какие задачи и за какой срок надо сделать, чтобы процесс завершился успешно. Например: подготовить текст вакансии, согласовать размещение и бюджет, разместить вакансию на HH.ru.
  
  

Действия, которые необходимо выполнить, система раздаст всем ответственным и проконтролирует их выполнение.

Таким образом в HR-отделе появляется канбан, в котором видно все вакансии взятые в работу и успешно отработанные. Процесс становится подконтрольным, ни один этап не будет пропущен.

Битрикс24 можно интегрировать с разными удобными приложениями. Например, с HH.ru.

Интеграция может быть односторонней. Вы будете автоматически получать в Битрикс24 уведомления обо всех откликах с HH.ru. Либо двухсторонней. Тогда в ответ на отклики Битрикс24 станет отправлять заранее настроенные уведомления для соискателей, а в вашей воронке по поиску кандидатов будут меняться статусы. HR-специалисту не придется переключаться между двумя приложениями. Он останется работать только в Битрикс24. Двухсторонняя интеграция, конечно же, удобнее.

В маркетплейсе Битрикс24 есть большой выбор приложений, которые помогут легко настроить портал под цели компании. Но если вас не устроит ни одна из доступных интеграций, то вы можете написать свою, так как у Битрикс24 и HH.ru есть открытый API.

Менеджер по поиску сотрудников ежедневно заходит в рабочий канбан и видит все отклики на вакансию. Вся информация находится на рабочем столе, поэтому ему проще обработать все обращения вовремя.

На каждый отклик Битрикс24 может автоматически отправлять сообщения кандидатам на email, WhatsApp, Telegram и другие каналы связи. Например, с просьбой выполнить тестовое задание.

Кандидат получает индивидуальную ссылку на выполнение задания и может его завершить в любое удобное для себя время. Как только тестовое задание поступит в HR-отдел, анкета данного кандидата автоматически передвинется на следующую стадию в воронке по подбору персонала — «получено выполненное тестовое задание». Не нужно вручную проверять, ответил ли кандидат, а можно сразу приступить к проверке самого задания.

После того как кандидат пройдет устное собеседование, HR-специалист сможет завершить задачу, приняв сотрудника на работу либо отклонив его кандидатуру.

Воронка позволяет выявить причину низкой конверсии на вакансию. Например, вы долго ищите кандидатов, откликается много, но выходят на стажировку единицы. Возможно, у вас слишком сложное тестовое задание, которое отсеивает 99% соискателей, в том числе подходящих вам.

За 6 лет работы INVO Group много раз сталкивалась с такими невидимыми проблемами. Теперь мы вычистили процесс подбора сотрудников, собрали и регулярно пополняем команду инициативными специалистами.

Мы показали вам воронку найма. Эта информация может быть неожиданной для многих компаний. Все знают, что можно повысить прибыль, используя воронку продаж, но многие не задумывались об оптимизации HR-процессов. Такая система запускается быстро и позволяет компаниям сразу же навести порядок в текущих откликах на вакансии.

Когда процесс найма успешно завершен, нам нужно отправить человека на стажировку. Он должен пройти процедуры, сопровождающие прием на работу. Например, заполнить профиль в Битрикс24 и обходной лист.

Для управления стажировкой, достаточно запустить процесс оформления сотрудника на портале.

У каждого члена команды есть свой профиль в Битрикс24, который надо заполнить. Возможно, потребуется некоторая управленческая воля, чтобы подчиненные подробно заполнили свои странички: контакты, фото, даты приема на работу и рождения. У нас были прецеденты, когда сотрудники не хотели загружать в профиль фотографию со своим лицом и никто не знал как выглядит их коллега. Пришлось решать вопрос через руководство.

Процесс вывода сотрудника на работу может быть сложным, так как в нем задействованы разные департаменты: материально-техническое обеспечение, кадровая служба, IT-служба и другие. Когда он проходит системно, работать становится значительно легче.

Процесс увольнения проходит аналогично, однако становится болью многих компаний. Сотрудник, покидающий организацию, может унести с собой доступы к различным базам и сервисам. Так коммерческая информация рискует попасть не в те руки. В Битрикс24 можно сделать обходной лист, который позволяет провести процедуру увольнения грамотно, не упустив важных деталей. Также удобно, что можно быстро отключить сотрудника от всех корпоративных ресурсов.

В воронке можно видеть помесячно нахождение сотрудника на стажировке, сколько компания вложила в его обучение, каких результатов он достиг, а значит, легко сделать вывод о продолжении сотрудничества. Также на этом дашборде можно отобразить прогресс не только стажеров, но и действующих сотрудников компании.

На портале можно настроить также канбан-доску с личными делами сотрудников. В них будет видно, проходит ли он какие-то обучения и сколько ему осталось учиться. Также отражается карьерный рост сотрудника. Анализ таких карточек, помогает развивать кадровый резерв в компании. Например, обнаружить сотрудника, который уже три года работает на одной должности и не развивается по какой-то причине. Заметив это, руководство сможет придумать план развития этого специалиста.

Также в карточке сотрудников отмечаются командировки и отпуска: куда и в какие даты отправляется сотрудник и какие материальные объекты компании находятся в его владении.

Также в Битрикс24 по умолчанию доступна система Благодарности. Она позволяет публично похвалить и поблагодарить сотрудника за вклад в работу команды.

Сообщение с благодарностью отображается в общей ленте новостей компании. Все сотрудники смогут поздравить коллегу. В профиле каждого сотрудника можно видеть его вклад.

Также в Битрикс24 есть прекрасный инструмент — База знаний. Он позволяет хранить опыт команды в виде письменных и видео-инструкций, скриншотов и фото. Сотрудники смогут оперативно обмениваться знаниями на портале и находить полезную информацию. База знаний помогает быстро обучать команду. Главное, не забывать регулярно актуализировать её данные.

Услуга внедрения HR-системы от INVO Group включает:

• изучение текущей модели работы и фиксация процесса работы HR-отдела «Как есть»;
  
• проектирование новой системы;
  
• перенос этой системы в Битрикс24 и настройка под вашу компанию;
  
• внедрение среди сотрудников, чтобы они начали в ней работать. Мы проведем онлайн-уроки, сохраним их видеозаписи, напишем инструкции. Этот материал вы сможете давать новым сотрудникам;
  
• для закрепления знаний дадим и проверим домашние задания;
  
• обеспечим дальнейшую поддержку портала.
  
  

На выходе вы получите полностью оборудованный отдела персонала с обученными работать в новой системе сотрудниками. Проект длится в среднем два месяца.

Внедрение HR-системы окупится быстро по двум причинам.

1. Вы сэкономите на привлечении сотрудников, так как сможете выполнять тот же объем работы, но меньшими силами.
   
   
2. Привлечение и обучение нового сотрудника стоит дороже, чем повышение квалификации текущего. При зарплате сотрудника 60 000 ₽, компания в среднем тратит на его замену до 300 000 ₽, потому что руководитель вовремя не заметил, что сотрудник выгорает, либо хочет развиваться в компании, но не имеет такой возможности.