КЕЙС ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24

Как автоматизировать работу медиакомпании?

Краткая информация о клиенте

Клиент: Pro Город
Город: Чебоксары
Направление деятельности: производство газет, рекламные услуги

Количество сотрудников: 100-500 человек
Web: www.m.pg21.ru
Тариф Битрикс24: Компания

Клиент – медиахолдинг, который занимается производством газет, журналов, оказывает комплексные услуги по продвижению для рекламодателей, а также продаёт наполнение рекламой и информацией в разных источниках (газеты, журналы, каталоги, на сайтах, в соцсетях).

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В компании долгое время использовалась своя CRM с удобными отчетами и аналитикой, но она не позволяла управлять процессами удалённо. В связи с этим, руководство решило внедрять Битрикс24.

Первая попытка внедрения случилась в 2019 году, но оказалась неудачной, как и следующая. Сделанные настройки только усложняли работу: в ежедневных действиях не было системности, сроки по проектам срывались, поток лидов был неупорядоченный и бесконтрольный.

На третью попытку внедрения за настройкой CRM обратились к INVO Group. Недоверие к «очередным подрядчикам» было велико, но предпроектное исследование дало четкую картинку: что будет внедряться и как это отразится на работе компании. Поэтому, по итогам переговоров, начали работы с командой INVO Group.

Первоначальный список необходимого функционала

Прозрачность этапов продаж и производства;
Отчеты по провалам в сделках;
Отчеты по простоям и задержкам на производстве;
Возможность отслеживать эффективность сотрудников;
Коммуникации сотрудников в едином портале;
Управление правами доступа сотрудников к документам и файлам;
Все мессенджеры для общения с клиентами в одной CRM.

Опасались, что сотрудники не смогут работать в новой CRM или станут саботировать изменения, но страх не оправдался. Уже сейчас компания постепенно и добросовестно переходит на усовершенствованный формат работы.

Состав рабочей группы со стороны заказчика

• Директор филиала
Роль в проекте: предоставление информации по процессам, корректировка схем, приёмка готовых работ.
Что было важно: внести ясность и системность в бизнес-процессы, чтобы выяснить, на каких этапах производство даёт сбой.

• Руководитель проекта
Роль в проекте: координация процесса внедрения, приёмка готовых работ.
Что было важно: ввести подконтрольность работы и приватность процессов всех подразделений.

С какими сложностями столкнулись
на этапе внедрения?

Поначалу, из-за предыдущего неудачного опыта внедрения, была минимальная лояльность со стороны заказчика. Но бизнес-аналитик и эксперты INVO Group подробно объясняли, для чего требуются те или иные настройки, поэтому проект завершился успешно и в срок.

Что было сделано во время реализации проекта?

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль CRM

1) Настроена воронка лидов, которая позволяет систематизировать обработку лидов, повысить её качество и регулярно отслеживать конверсию.

2) Настроена воронка первичных продаж, которая позволяет видеть эффективность существующей системы продаж, сохранять историю взаимодействий с каждым клиентом, автоматически формировать отчеты по количеству и причинам провала сделок.

3) Настроена воронка повторных продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, контролировать сроки и качество выполнения задач на каждом этапе сделки, отслеживать конверсию.

4) Настроена воронка производства, которая позволяет видеть актуальное состояние каждого проекта, контролировать время работы на различных этапах производства и оперативно реагировать на сбои в процессе и простои.
Модуль - Контакт-центр

1) Настроена интеграция с WhatsApp*, которая позволяет отправлять и принимать сообщения прямо в Битрикс24.

2) Настроена интеграция с Instagram*, которая позволяет который позволяет отправлять и принимать сообщения прямо в Битрикс24.

*деятельность Meta Platforms Inc и её продуктов Instagram, Facebook и WhatsApp запрещены в Российской Федерации.
Модуль - Бизнес-процессы

1) Настроен бизнес-процесс, который позволяет контролировать получения оригиналов документов.
Модуль - Работа с документами

1) Настроено два шаблона договора для разных юридических лиц, которые позволяют формировать документ моментально, исключить ошибки и человеческий фактор.
Модуль - Списки

1) Для бухгалтера настроен реестр оригиналов документов.
Модуль - Диск

1) Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Модуль - Задачи (группы/проекты)

1) Настроена группа маркетинговых услуг.

2) Настроена группа «Газета».

3) Настроена группа «Сдача сайта».

4) Настроена группа «Создание ВК и Instagram».

5) Настроена группа «Кликмаркет».

6) Настроена группа «BTL».

7) Настроена группа «Прямой эфир».

Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.
Модуль - Аналитика

1) Настроен отчет по способам продаж, который позволяет контролировать качество работы с клиентами.

2) Настроен отчет по выполненным делам менеджера.

3) Настроен отчет по сделкам, который позволяет видеть количество успешных и проваленных сделок, а также причины и этапы провала.

4) Настроен отчет по датам продления сотрудничества с клиентами.

5) Настроен анализ, который позволяет просматривать конверсию лидов с разных рекламных источников.

6) Настроен отчет по задачам в группе производства.
Модуль - Чат и видеозвонки

1) Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

2) Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения

1. Все коммуникации сотрудников находятся на едином портале.
2. Отчеты позволяют анализировать и устранять причины сбоев на производстве во время ведения проектов.
3. Появилась возможность управления правами доступа сотрудников к документам и файлам.
4. Менеджеры обрабатывают заявки согласно этапам воронки и регламенту, не пропускают новые обращения.
5. Руководство видит реальную загрузку сотрудников и может управлять ей.
6. Взаимодействие с клиентами ведется на едином портале, сохраняется история работы по каждой сделке.

Оценка клиента о сотрудничестве по 10-бальной шкале: 8

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

предпроектное исследование — за небольшие деньги удалось посмотреть формат работы INVO Group, убедиться в профессионализме и получить анализ эффективности работы процессов;
понятие MVP, которое позволило задать рамки проекту и запустить СRM в кратчайшие сроки;
компетентность и внимательность менеджера по продажам Юлии.
высокая вовлеченность команды внедрения.
соблюдение сроков

Что клиент рекомендует нам улучшить?
В период тестирования внедренного проекта, сотрудникам медиахолдинга было недостаточно ответов в чате поддержки. По этой причине они постоянно спрашивают руководителя проекта, как работать в CRM. Хотелось бы поддержку в формате ежедневных созвонов на протяжении тестирования по 1 часу.