КЕЙС ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24:

Как автоматизировать монтаж оборудования?

Краткая информация о клиенте

Клиент: Альянс групп
Город: Москва
Направление деятельности: Продажа, монтаж и обслуживание инженерного оборудования

Количество сотрудников: 10-20 человек
Web: www.all-bez.ru
Тариф Битрикс24: Команда

КОМПАНИЯ «АЛЬЯНС ГРУПП» - это комплексный поставщик технических средств безопасности, осуществляющий полный спектр услуг по поставке оборудования, комплектующих и расходных материалов. ООО «Альянс групп» предлагает продукцию ведущих мировых брендов, а также продукцию отечественного производства.

Специалисты осуществляют подбор оптимальных технических решений, техническую поддержку на всех стадиях проекта, гарантийное обслуживание поставляемого оборудования.

Использование современных технологий и сертифицированного оборудования обеспечивает технологичность, надежность и эффективность предлагаемых решений.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В компании созрело желание и понимание, что для повышения своей конкурентоспособности на рынке необходимо улучшать технологию работы и автоматизироваться.

В выборе CRM остановились на Битрикс24. Необходимо было найти подрядчика. В это время позвонила менеджер компании INVO Group с предложением и «удачно попала в струю модернизации». Технология внедрения INVO Group понравилась, поэтому приступили к работам.

Первоначальный список необходимого функционала

Чаты и обмен файлами между сотрудниками;
Контроль сроков выполнения задач;
Прозрачность ведения сделок;
Быстрая корректировка работы менеджеров;
Аналитические показатели для стратегического управления компанией.

Изначально, переживали из-за компетенций исполнителя. У компании «Альянс групп» раннее уже был неудачный опыт внедрения.

Выбрали INVO Group, потому что предпроектное исследование было четким, подробным и понятным, сроки встреч соблюдены, цены прозрачны, а команда внедрения компетентна. Все понравилось.

Состав рабочей группы со стороны заказчика

Директор
● Роль в проекте: предоставление информации, согласование изменений, приём готовых работ.
● Что было важно: установить прозрачность работы отделов, структурировать компанию.

Руководитель отдела продаж
● Роль в проекте: предоставление информации, корректировка процессов, приём готовых работ.
● Что было важно: организовать единую удобную CRM, собрать чаты с клиентами из всех мессенджеров в одном месте.

С какими сложностями столкнулись
на этапе внедрения?

1. Нежелание некоторых сотрудников работать в новой СRМ. INVO Group провели обучение, которое позволило каждому подчинённому начать работу в Битрикс24 сразу после внедрения.

2. Форс-мажор. Этап демонстрации настроек совпал с обновлениями в приложении Битрикс24, из-за чего на портале клиента стала неправильно работать автоматическая постановка задач. Эту проблему бизнес-аналитик INVO Group устранил в кратчайшие сроки (до конца недели), и теперь задачи работают корректно.

Что было сделано во время реализации проекта?

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль CRM

1) Настроена воронка продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, автоматически напоминает о задачах и хранит историю взаимодействий с клиентами.

2) Настроена воронка объектов, которая позволяет отслеживать стадии строительства объекта и своевременно автоматически напоминает менеджеру делать дополнительные продажи, когда они актуальны для клиента.
Модуль - Бизнес-процессы

1) Настроено автоматическое создание папок для упорядоченного хранения документов по сделкам.

2) Настроено автоматическое копирование данных объекта, которое позволяет быстро создавать сделку с заполненными данными о клиенте при нажатии одной кнопки.

3) Настроено автоматическое внесение информации по объекту в карточку контрагента, которое избавляет менеджера от ручного копирования данных.
Модуль - Контакт-центр

1) Настроена форма обратной связи на сайт, которая позволяет собирать заявки с сайта и автоматически формировать из них обращения в Битрикс24.

2) Настроен виджет на сайт, который позволяет принимать обращения клиентов с сайта компании.

3) Настроен ChatsApp, который позволяет принимать и отправлять сообщения WhatsApp прямо в Битрикс24.
Модуль - Списки

1) Реестр подрядчиков позволяет детально фиксировать информацию по подрядчикам, работающим с конкретным объектом, типам и торговым маркам их оборудования.
Модуль - Задачи (группы/проекты)

1) Группа закупок позволяет оперативно выполнять расчет стоимостей для менеджеров по продажам. В ней отображаются актуальные задачи, комментарии и исполнители по закупкам.

2) Настроены шаблоны задач, которые ускоряют процесс постановки задачи, автоматически прикрепляются к сделке и отображаются в группе закупок.
Модуль - Аналитика

1) Отчет распределения сделок по стадиям, который позволяет видеть, сколько сделок находятся на определённых этапах.

2) Отчет по проваленным сделкам, который позволяет анализировать причины отказов клиентов.

3) Отчет по активности работы менеджеров.

4) Отчет по конверсии сделок.

5) Отчет по делам, который показывает количество актуальных задач «в работе».
Модуль - Маркет-плейс

1) Установлено приложение «Блокировка пользовательских полей в CRM», которое позволяет блокировать изменения некоторых полей.

2) Установлено приложение «Ассистент - Комментатор», которое позволяет в отчетах по задачам видеть не только будущие задачи, но и уже завершенные.

3) Установлено приложение ChatsApp для WhatsApp, которое позволяет создавать групповые чаты WhatsApp прямо в Битрикс24.

4) Установлено приложение «Все телефоны в одном формате» для автоматического форматирования мобильных номеров в формат +7999-999-99-99.

5) Установлено приложение «Поиск номеров во входящих письмах», которое автоматически находит мобильные номера в письмах клиентов и заносит их в карточки.

6) Установлено приложение «Единый ответственный в компании и её контактах», которое при смене ответственного у сделки (передачи сделки от менеджера к менеджеру) автоматически меняет ответственного у всех объектов по конкретному клиенту.
Модуль - Облачное хранение данных

1) Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Модуль - Чат и видеозвонки

1) Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

2) Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения

1. Переписки из разных мессенджеров ведутся в Битрикс24;
2. Работа компании сконцентрирована на едином портале;
3. Все документы и данные находятся в виртуальном облаке;
4. Процессы стали прозрачными;
5. Работать в Битрикс24 можно с любого устройства и из любой точки планеты.

Первая стадия внедрения успешно выполнена. Её целью было подготовить компанию «Альянс групп» к интеграции Битрикс24 с 1С.

На этом этапе сознательно было увеличено количество исполняемых задач, из-за чего снизилась оперативная эффективность сотрудников, но после интеграции с 1С все дополнительные действия автоматизируются и компания выйдет на изначально планируемые показатели.

Оценка клиента о сотрудничестве по 10-бальной шкале: 8

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

подробное предпроектное исследование;
уникальная технология внедрения;
доведение задач до конца;
выполнение обещанных работ в полной мере;
компетентность сотрудников.

Компания «Альянс групп» уже рекомендует INVO Group своим партнёрам.

Что клиент рекомендует нам улучшить?
Не было понятно, для чего к одной из встреч подключился эксперт со стороны INVO Group. Не видно пользы в этом действии.