КАССОВЫЙ РАЗРЫВ: КАК БИТРИКС24 ПОМОГ ГОСТИНИЧНОМУ БИЗНЕСУ ПЛАНИРОВАТЬ ФИНАНСЫ
На примере нашего клиента — сети отелей — мы покажем, как внедрение системы финансового планирования помогло избежать серьезных финансовых потерь.
К нам обратился коммерческий директор одной из крупных гостиничных сетей с серьезной проблемой: неэффективное финансовое планирование привело к потере крупного контракта на 10 миллионов рублей. Компания не смогла реализовать проект из-за отсутствия свободных средств. Чтобы не раскрывать чувствительные для репутации компании детали, мы не называем компанию, однако покажем внедренные инструменты обезличено. Все названия и персональные данные изменены.
Потеря тендера на проведение крупного корпоративного мероприятия для госструктуры стала тревожным сигналом о необходимости срочных изменений в системе управления финансами. Этот проект, оцениваемый в 10 миллионов рублей,
мог стать значительным источником дохода и укрепить позиции компании на рынке.
Но по условиям контракта оплата должна была поступить после проведения мероприятия, что требовало существенных первоначальных вложений.
Потеря тендера на проведение крупного корпоративного мероприятия для госструктуры стала тревожным сигналом о необходимости срочных изменений в системе управления финансами. Этот проект, оцениваемый в 10 миллионов рублей,
мог стать значительным источником дохода и укрепить позиции компании на рынке.
Но по условиям контракта оплата должна была поступить после проведения мероприятия, что требовало существенных первоначальных вложений.
«Нехватка собственных средств стала причиной срыва контракта, – признался коммерческий директор. Потеря такого крупного клиента и репутационные риски подтолкнули нас к пересмотру всей финансовой стратегии»
О клиенте
Комплекс отелей с развитой инфраструктурой, включающей рестораны, конференц-залы и банкетные холлы. Компания также успешно реализует проекты по организации мероприятий различного масштаба.
Возраст компании: 7 лет.
Штат: около 60 человек.
Оборот: 120 млн рублей за 2023 год.
Возраст компании: 7 лет.
Штат: около 60 человек.
Оборот: 120 млн рублей за 2023 год.
Две системы — масса проблем
Проблема 1: Кассовые разрывы и сложности с финансовым планированием
Невозможность точно прогнозировать доходы и контролировать денежные потоки была главной головной болью. Длинные циклы продаж, разрозненные данные в Excel и ручная обработка информации не позволяли оперативно оценить финансовое состояние компании.
Проблема 2: Большие клиенты — большие риски
Желание работать с крупными корпорациями и госструктурами наталкивалось на непреодолимое препятствие: отсутствие эффективной системы финансового планирования. Постоплата для таких клиентов была слишком рискованной.
Проблема 3: Пробки в воронке продаж
Отдел B2B-продаж, отвечающий за самые крупные сделки, был скован в своих действиях из-за разрозненных систем. AmoCRM и Битрикс24 не взаимодействовали между собой, а ручная передача данных значительно замедляла работу. Менеджеры были вынуждены жонглировать множеством инструментов и тратить уйму времени на рутинные операции.
Проблема 4: Клиенты уходят
Сложная и запутанная система коммуникаций приводила к серьезным ошибкам в работе с клиентами. Недопонимания и неточности приводили к срывам мероприятий, недовольству клиентов и потере репутации компании. На свадьбе вместо говядины подали свинину, забыли о заезде гостя и не подготовили номер ….
Эти и другие ситуации в течение последних шести месяцев неоднократно вынуждали предоставлять гостям дополнительные бонусы, чтобы компенсировать возникшие неудобства или недочеты в обслуживании.
Единая платформа для комплексного управления бизнесом
В ходе анализа текущих процессов мы определили ключевые задачи, которые необходимо решить для повышения эффективности нашей работы:
- Объединить всю информацию о клиентах из AmoCRM и данные о проектах из различных источников (чатов, таблиц) в единой системе — Битрикс24.
- Создать четкую картину взаимодействия с клиентом на всех этапах, начиная с первого контакта и заканчивая завершением сделки.
- Обеспечить постоянный доступ к актуальной информации о финансовых потоках компании.
- Разработать систему отчетности, предоставляющую топ-менеджерам ключевые показатели эффективности бизнеса.
Для достижения этих целей было принято стратегическое решение о полном переходе на платформу Битрикс24. Это позволило отказаться от использования множества разрозненных сервисов и приложений, оптимизировав таким образом рабочие процессы и повысив производительность.
Ниже покажем топ-5 важных инструментов, которые были внедрены.
1. Реестр оплат: прозрачность и контроль
Раньше сбор информации о платежах был настоящей головной болью. Теперь этот вопрос решен благодаря смарт-процессу «Реестр оплат» в Битрикс24. Этот инструмент автоматизирует учет всех поступлений и планируемых платежей по каждой сделке.
Это позволяет точно прогнозировать поступления. Просто выберите нужный период, и система автоматически рассчитает ожидаемую сумму. Теперь нет необходимости вручную сводить данные. Это значительно упрощает планирование бюджета и помогает избежать финансовых трудностей.
Это позволяет точно прогнозировать поступления. Просто выберите нужный период, и система автоматически рассчитает ожидаемую сумму. Теперь нет необходимости вручную сводить данные. Это значительно упрощает планирование бюджета и помогает избежать финансовых трудностей.
Сводная аналитика по полученным оплатам за период
Сводная аналитика по ожидаемым оплатам за период
Благодаря новому отчету можно отследить каждый платеж вплоть до его номера. Это особенно важно, учитывая сложность системы оплаты, которая включает как предоплаты, так и постоплаты. Часто один платеж делится на несколько частей. Теперь всего в два клика можно увидеть, сколько платежей уже поступило и сколько еще ожидается.
2. Комплексная аналитика для топ-менеджеров
Мы разработали специальный отчет для топ-менеджмента компании, который предоставляет актуальную информацию о ключевых показателях бизнеса в режиме реального времени.
- В верхней части отчета отображаются такие показатели, как количество успешных сделок, общая выручка, средний чек и конверсия.
- Отчет позволяет оценить текущий портфель сделок и спрогнозировать пиковые периоды активности (например, сезон конференций или свадеб).
- Мы можем отслеживать выполнение плана продаж, прогнозировать выручку, анализировать конверсию и эффективность каждого менеджера.
Количество успешных сделок с начала года, выручка, средний чек и конверсия из квалифицированной сделки в выигранную.
Текущий портфель сделок
Фрагмент отчёта по отделу продаж
График по среднему чеку и конверсии из заявки в сделку
Теперь рабочий день директора начинается с детального анализа данных в CRM-системе. Благодаря наглядным графикам и отчетам, он сразу видит, в каких областях бизнеса произошли изменения или возникли проблемы. Эта привычка позволяет ему оперативно реагировать на любые отклонения от плана и принимать взвешенные решения.
Готовы сэкономить до 30% своего рабочего времени, скачайте наш бесплатный пошаговый план по увеличению продуктивности для топ-менеджера здесь.
3. Комплексная система управления проектами от заявки до завершения
Мы полностью пересмотрели процесс работы с клиентами, объединив все этапы — от первого контакта до завершения проекта — в единой системе Битрикс24.
Как это было раньше:
- Информация о клиенте, проекте и его этапах хранилась в разных системах (amoCRM, Битрикс24, Excel), что затрудняло получение полной картины и приводило к дублированию данных.
- Создание технических заданий на основе данных из разных источников занимало много времени и требовало значительных усилий.
- Необходимость постоянно сверять информацию из разных источников при контроле ТЗ, увеличивала риск ошибок и задержек.
- Отслеживание выполнения задач и координация между отделами требовали постоянного внимания и ручного труда.
Как изменилась работа после перехода на Битрикс24:
- Весь путь клиента от первого контакта до завершения сделки визуализирован в виде воронки, что позволяет отслеживать прогресс проекта на каждом этапе.
- На каждой стадии проекта формируется чек-лист, который необходимо выполнить. Система автоматически проверяет выполнение этих задач и не позволяет перейти к следующему этапу до их завершения.
- Вся информация о клиенте, мероприятии, коммуникациях и документации собрана в одной карточке сделки, что обеспечивает удобный доступ и актуальность данных.
Карточки сделок настроены под специфику каждого проекта, что позволяет видеть всю необходимую информацию в одном месте.
Мы настроили карточки сделок под нужды компании. Теперь вся информация о сроках, задачах и ответственных собрана в одном месте. Благодаря этому можно отслеживать историю взаимодействия с клиентом по любой сделке прямо в Битрикс24.
Мы настроили карточки сделок под нужды компании. Теперь вся информация о сроках, задачах и ответственных собрана в одном месте. Благодаря этому можно отслеживать историю взаимодействия с клиентом по любой сделке прямо в Битрикс24.
Карточка мероприятия: в ней тип питания, тайминг мероприятия, место проведения и другие поля под потребности гостиничного бизнеса.
Автоматизировали процесс постановки задач, избавившись от необходимости в долгих переписках и сложных документах. Теперь все задачи ставятся и отслеживаются в едином интерфейсе, что значительно экономит время и повышает эффективность работы.
4. Автоматизированный лист ожидания: не упускаем ни одного клиента
Наши аналитики провели тщательный анализ и обнаружили, что сеть отелей недополучала значительную прибыль из-за неэффективного управления списками ожидания. Когда гости хотели забронировать номер или провести мероприятие на определенные даты, а все номера были заняты, их включали в лист ожидания.
Раньше каждый менеджер вел такой список самостоятельно, используя различные инструменты: бумажные блокноты, заметки в телефоне или даже полагаясь на свою память. До заключения сделки оставался один звонок, но увы, клиенты часто оставались без ответа, менеджеры могли забыть о них, не успеть связаться или уйти в отпуск. Это приводило к потере потенциальных клиентов и упущенной выгоде.
Чтобы решить эту проблему, мы автоматизировали процесс управления списками ожидания. Теперь, когда кто-то отменяет бронирование или мероприятие, система автоматически напоминает менеджерам о наличии клиентов в списке ожидания. Это позволяет им оперативно связаться с потенциальными гостями и предложить им освободившиеся номера.
Мы провели расчеты и выяснили, что из-за неэффективного управления списками ожидания компания теряла значительные суммы денег, особенно в пиковые периоды. Коммерческий директор был крайне удивлен, узнав, что только за полгода упущенная выгода составила 2 миллиона рублей.
Раньше каждый менеджер вел такой список самостоятельно, используя различные инструменты: бумажные блокноты, заметки в телефоне или даже полагаясь на свою память. До заключения сделки оставался один звонок, но увы, клиенты часто оставались без ответа, менеджеры могли забыть о них, не успеть связаться или уйти в отпуск. Это приводило к потере потенциальных клиентов и упущенной выгоде.
Чтобы решить эту проблему, мы автоматизировали процесс управления списками ожидания. Теперь, когда кто-то отменяет бронирование или мероприятие, система автоматически напоминает менеджерам о наличии клиентов в списке ожидания. Это позволяет им оперативно связаться с потенциальными гостями и предложить им освободившиеся номера.
Мы провели расчеты и выяснили, что из-за неэффективного управления списками ожидания компания теряла значительные суммы денег, особенно в пиковые периоды. Коммерческий директор был крайне удивлен, узнав, что только за полгода упущенная выгода составила 2 миллиона рублей.
5. Отчёт по проценту отказов от бронирования и нереализованных сделок
Для успешного развития гостиничного бизнеса необходимо тщательно анализировать два ключевых показателя:
- Процент аннулированных бронирований. Этот показатель позволяет прогнозировать заполняемость отелей в зависимости от сезона и, как следствие, планировать выручку. Анализируя данные об отказах, можно выявить причины, по которым гости отменяют бронирование, и принять меры для их устранения.
- Количество сделок, сорванных из-за отсутствия свободных мест. Этот показатель отражает спрос на услуги отеля, который компания не смогла удовлетворить. Анализ этой статистики позволяет оценить потенциал роста и принять взвешенные решения о расширении бизнеса.
По запросу руководства мы подготовили отчет, содержащий график динамики сделок, которые не были заключены из-за отсутствия свободных номеров. Этот график служит основой для принятия решений о расширении номерного фонда и позволит акционерам оценить потенциальную отдачу от новых инвестиций.
Раньше сбор и анализ необходимых данных был настоящим испытанием, приходилось вручную собирать информацию из множества различных систем. Мы настроили сводные отчеты BI-аналитики, теперь открыт постоянный доступ к актуальным показателям деятельности компании.
Business Intelligence (BI) – это мощный инструмент, позволяющий компаниям собирать, обрабатывать и анализировать огромные объемы данных. Благодаря BI, руководители получают возможность видеть полную картину происходящего в компании в режиме реального времени.
Business Intelligence (BI) – это мощный инструмент, позволяющий компаниям собирать, обрабатывать и анализировать огромные объемы данных. Благодаря BI, руководители получают возможность видеть полную картину происходящего в компании в режиме реального времени.
«Мы столкнулись с серьезной проблемой масштабирования, — признался коммерческий директор сети отелей, — Мы понимали, что в пиковые периоды могли бы зарабатывать значительно больше, но не могли точно сказать, насколько. Чувствовалось, что мы оставляем на столе ощутимую прибыль. Благодаря внедрению BI-аналитики мы смогли точно определить, какую сумму теряли из-за нехватки мест. Битрикс наглядно показал нам, что необходимо предпринять для увеличения доходов. Стало очевидно, что открытие нового ресторана — это именно то решение, которое позволит нам перестать терять деньги. Оказалось, что принимать такие важные стратегические решения нужно исключительно на основе точных данных. Раньше мы действовали больше интуитивно»
Сколько стоит такое решение на базе Битрикс24, можно рассчитать здесь.
***
***
«Мы спрогнозировали, на сколько больше компания будет зарабатывать в следующем году»
Через полгода мы встретились с коммерческим директором сети отелей, чтобы оценить результаты совместной работы.
«Благодаря внедрению новой системы, мы получили ясное представление о текущем состоянии дел в компании, — поделился он. — Теперь мы точно знаем, какой доход получаем, какие действия необходимо предпринять для роста, а от каких следует отказаться, чтобы избежать финансовых трудностей или потери крупных клиентов.
Принятое решение о запуске инвестиционного проекта — нового ресторана — было встречено акционерами с полным одобрением, так как они получили возможность оценить его перспективность на основе четких данных. Мы уже можем спрогнозировать существенный рост прибыли в следующем году, значительно превышающий наши первоначальные ожидания до перехода на платформу Битрикс24»
Принятое решение о запуске инвестиционного проекта — нового ресторана — было встречено акционерами с полным одобрением, так как они получили возможность оценить его перспективность на основе четких данных. Мы уже можем спрогнозировать существенный рост прибыли в следующем году, значительно превышающий наши первоначальные ожидания до перехода на платформу Битрикс24»
Понравилась статья?
Бизнес-эксперт
Николай Куксенко
Хотите узнать как Битрикс24 поможет поднять эффективность Вашего бизнеса?
Запишитесь на бесплатную онлайн-экскурсию по порталу Битрикс24 к нашим специалистам