Внедряем Битрикс24 по всей России

ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24:
Как оптимизировать работу команды?

краткая информация о клиенте
Клиент: ООО ТК «Экспертиза»
Город: Одинцово
Направление деятельности: проектирование,
строительство и ремонт
Количество сотрудников: 20-50 человек
Web:
Тариф Битрикс24: Компания
ООО ТК «ЭКСПЕРТИЗА»
обслуживает рынок негосударственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий с самого его формирования.

Группа компаний располагает экспертным советом, имеющим в своем составе юристов, высококвалифицированных специалистов и аттестованных государственных экспертов, имеющих значительный опыт в проведении инженерных изысканий, разработке конструкторских и инженерных решений, проектировании инженерных систем и коммуникаций, проектировании линейных сооружений, проектировании гражданских зданий и сооружений, проектировании промышленных объектов, судебной экспертизы.
Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?
Руководство компании хотело внедрить оперативное отслеживание текущих работ по проектам. Отсутствие прозрачности процессов не позволяло своевременно реагировать на сбои и быстро устранять ошибки.
Никаких опасений не было. Опираясь на высокие позиции в рейтинге партнеров Битрикс24, руководство ООО ТК «Экспертиза» решило работать с INVO Group.
Автоматизированная сортировка входящей и исходящей корреспонденции;
Автоматическое ведение сотрудника по понятным этапам работы в воронке;
Напоминания по задачам, автоматическая постановка задач;
Чаты и обмен файлами между сотрудниками;
Возможность добавлять в Битрикс24 экстранет-пользователей (подрядчиков), которые будут иметь доступ к работе с задачами только соответствующего проекта.
Первоначальный список необходимого функционала
Основной сложностью и для заказчика, и для исполнителя была неопределенность цели работ. Задачи и желаемые воронки менялись в процессе внедрения. Но, в итоге, удалось прийти к общему видению проекта и настроить эффективную CRM-систему.
1
с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения
Состав рабочей группы
со стороны заказчика
В согласование бизнес-процессов и составлении схем компании участвовали: заместитель директора по координации проектов, заместитель директора по документообороту и главный инженер проекта.
Ключевые решения по проекту принимал директор компании. Также он вносил корректировки и принимал готовые работы.
• Заместитель директора по координации проектов
• Заместитель директора по документообороту
• Главный инженер
• Директор компании
Что было сделано
во время реализации проекта?
(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
Любой проект мы начинаем с MVP
Что было сделано
во время реализации проекта?
(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
Любой проект мы начинаем с MVP
1
1
2
3
4
5
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
1
Модуль CRM
Модуль бизнес-процессы
Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.
Модуль - задачи (группы/проекты)
Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.
Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.
Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.
Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю — своевременно видеть результаты работы.
Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.
6
Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.
Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.
Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.
Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».
Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.
Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.
Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.
Настроен реестр поступающих оплат.
Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.
Модуль - работа с документами
Настроен шаблон письма.
Настроен шаблон счета.
Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.
Модуль - диск
Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Модуль - списки
Модуль - ЧАТ И ВИДЕОЗВОНКИ
1
Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
2
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
1
Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.
Модуль - задачи (группы/проекты)
Модуль - списки
Модуль - работа с документами
1
Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.
2
Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.
3
Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.
4
Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю – своевременно видеть результаты работы.
5
Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.
5
Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.
1
Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.
2
Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.
3
Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».
4
Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.
1
Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.
2
Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.
3
Настроен реестр поступающих оплат.
4
Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.
1
Настроен шаблон письма.
2
Настроен шаблон счета.
Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.
1
Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Модуль CRM
Модуль бизнес-процессы
Модуль - диск
1
2
Модуль - чат и видеозвонки
Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
Модуль - задачи (группы/проекты)
Модуль - списки
Модуль - диск
Модуль - работа с документами
1
Подключена интеграция с телефонией Дом.ru, которая
позволяет совершать звонки из карточки клиента, записывать разговоры и хранить эти записи.
Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.
1
Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.
2
Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.
3
Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю – своевременно видеть результаты работы.
4
Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.
5
Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.
6
Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.
1
Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.
2
Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».
3
Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.
4
Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.
1
Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.
2
Настроен реестр поступающих оплат.
3
Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.
4
Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.
1
Настроен шаблон письма.
1
Настроен шаблон счета.
2
Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.
Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
1
Модуль CRM
Модуль бизнес-процессы
1
Процесс в воронке «Сопровождение закупки клиента» - автоматически вносит запись о состоявшейся закупке в реестр закупок. Это позволяет следить за количеством закупок у клиента в рамках абонентского сопровождения и составлять отчетность.
Модуль бизнес-процессы
1
2
Модуль - чат и видеозвонки
Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
результат от внедрения
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
Автоматическое формирование шаблонов писем и документов ускорило работу сотрудников со сделками.
Директор компании видит актуальное состояние сделок и производственных процессов в любое время.
Появилась возможность вести работу с подрядчиками в своей CRM, не рискуя конфиденциальными данными.
Все документы и данные находятся в виртуальном облаке.
Компания ТК «Экспертиза» уже начали пользоваться настроенной CRM. Работа по воронкам понятная и удобная. В проекте бизнес-аналитик INVO Group учел пожелание клиента сделать процесс работы в CRM максимально похожим на предыдущий, до автоматизации, чтобы сотрудникам легче было привыкнуть к CRM.
Что клиент рекомендует нам улучшить?
Хочется, чтобы бизнес-аналитик всегда отвечал на звонок или перезванивал в течение часа. Но этот вопрос уже решили — устно договорились с аналитиком.
Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:
Оценка клиента о сотрудничестве
по 10-бальной шкале: 8