ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24:
Как оптимизировать работу команды?

Внедряем Битрикс24 по всей России

8 (499) 938-91-21

краткая информация о клиенте

ООО ТК «ЭКСПЕРТИЗА»

обслуживает рынок негосударственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий с самого его формирования.

Группа компаний располагает экспертным советом, имеющим в своем составе юристов, высококвалифицированных специалистов и аттестованных государственных экспертов, имеющих значительный опыт в проведении инженерных изысканий, разработке конструкторских и инженерных решений, проектировании инженерных систем и коммуникаций, проектировании линейных сооружений, проектировании гражданских зданий и сооружений, проектировании промышленных объектов, судебной экспертизы.

Направление деятельности: проектирование,
строительство и ремонт

Город: Одинцово

Клиент: ООО ТК «Экспертиза»

Тариф Битрикс24: Компания

Web:

Количество сотрудников: 20-50 человек

www.tk-mos.ru

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Руководство компании хотело внедрить оперативное отслеживание текущих работ по проектам. Отсутствие прозрачности процессов не позволяло своевременно реагировать на сбои и быстро устранять ошибки.

Никаких опасений не было. Опираясь на высокие позиции в рейтинге партнеров Битрикс24, руководство ООО ТК «Экспертиза» решило работать с INVO Group.

Первоначальный список необходимого функционала

Автоматизированная сортировка входящей и исходящей корреспонденции;

Автоматическое ведение сотрудника по понятным этапам работы в воронке;

Напоминания по задачам, автоматическая постановка задач;

Чаты и обмен файлами между сотрудниками;

Возможность добавлять в Битрикс24 экстранет-пользователей (подрядчиков), которые будут иметь доступ к работе с задачами только соответствующего проекта.

с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения

1

Основной сложностью и для заказчика, и для исполнителя была неопределенность цели работ. Задачи и желаемые воронки менялись в процессе внедрения. Но, в итоге, удалось прийти к общему видению проекта и настроить эффективную CRM-систему.

Состав рабочей группы
со стороны заказчика

В согласование бизнес-процессов и составлении схем компании участвовали: заместитель директора по координации проектов, заместитель директора по документообороту и главный инженер проекта.

• Заместитель директора по координации проектов
• Заместитель директора по документообороту
• Главный инженер
• Директор компании

Ключевые решения по проекту принимал директор компании. Также он вносил корректировки и принимал готовые работы.

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

Что было сделано
во время реализации проекта?

Любой проект мы начинаем с MVP

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль бизнес-процессы

Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.

Модуль - задачи (группы/проекты)

Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.

Модуль CRM

Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.

Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.

Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю — своевременно видеть результаты работы.

Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.

Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.

6

Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.

Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.

Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».

Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.

Модуль - списки

Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.

Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.

Настроен реестр поступающих оплат.

Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.

Модуль - работа с документами

Настроен шаблон письма.

Настроен шаблон счета.

Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.

Модуль - диск

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

1

2

3

4

5

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

1

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

2

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

1

Модуль - ЧАТ И ВИДЕОЗВОНКИ

Модуль бизнес-процессы

Модуль CRM

Модуль - диск

Модуль - задачи (группы/проекты)

Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.

1

Модуль - списки

Модуль - работа с документами

Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.

1

2

Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.

3

Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.

4

Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю – своевременно видеть результаты работы.

5

Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.

5

Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.

1

Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.

2

Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.

3

Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».

4

Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.

Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.

1

2

Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.

3

Настроен реестр поступающих оплат.

4

Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.

1

Настроен шаблон письма.

2

Настроен шаблон счета.

Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.

1

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

Модуль - чат и видеозвонки

1

2

Процесс в воронке «Сопровождение закупки клиента» - автоматически вносит запись о состоявшейся закупке в реестр закупок. Это позволяет следить за количеством закупок у клиента в рамках абонентского сопровождения и составлять отчетность.

1

Модуль бизнес-процессы

Модуль CRM

Модуль бизнес-процессы

Модуль - списки

Модуль - задачи (группы/проекты)

Модуль - диск

Модуль - работа с документами

Подключена интеграция с телефонией Дом.ru, которая
позволяет совершать звонки из карточки клиента, записывать разговоры и хранить эти записи.

1

Настроена воронка прямых продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, напоминает о выполнении задач и составлении документов. Воронка хранит историю взаимодействий с каждым клиентом.

1

Настроена воронка конкурсов, которая позволяет поэтапно вести продажи по тендерам.

2

Настроена воронка экспертизы, в которую сделка попадает автоматически, если клиенту нужна эта дополнительная услуга. Работа ведется поэтапно, с автоматической постановкой и контролем задач.

3

Настроена воронка инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику работать с задачами вне офиса, а руководителю – своевременно видеть результаты работы.

4

Настроена воронка технического контроля инженерных изысканий, которая позволяет сотруднику вне офиса вести большой объем документации, не теряя и не пропуская документы. Минимизирует ошибки и человеческий фактор.

5

Настроена воронка проектирования, которая позволяет руководителю и другим сотрудникам (с соответствующими полномочиями) видеть актуальный этап сделки и её состояние в производстве.

6

Настроен бизнес-процесс по автоматическому созданию папки клиента и папки сделки (внутри папки клиента) при создании новой сделки в Битрикс24.

1

Настроен бизнес-процесс распределения в производство, который, при выборе типа необходимых клиенту работ, позволяет автоматически направлять сделку в соответствующую воронку производства.

2

Настроен бизнес-процесс окончания производственных работ, который, при окончании работ, автоматически переносит сделку на следующую стадию и оставляет в ней комментарий: «Производство *** завершило свои работы. Можно подписать закрывающие документы».

3

Настроен бизнес-процесс создания шаблона письма, который позволяет автоматически формировать и заполнять шаблон письма перед отправкой. Пользователь может вручную его редактировать при необходимости.

4

Настроен реестр корреспонденции, который позволяет автоматизировать учет входящей и исходящей корреспонденции.

1

Настроен реестр документов, который позволяет вести точный и понятный всем сотрудникам учет договоров, актов и заключений гос. экспертизы.

2

Настроен реестр поступающих оплат.

3

Настроен реестр расходов, в котором ведется учет расходов на субподрядные организации.

4

Настроена группа работы инженерных изысканий, которая концентрирует все задачи отдела в одном пространстве и позволяет добавлять подрядчиков (экстранет-пользователей) в систему Битрикс24 для работы только с конкретными проектами. Подрядчики не видят файлы, документы и другие задачи компании.

1

Настроен шаблон письма.

1

Настроен шаблон счета.

2

Шаблоны позволяют формировать документы моментально, исключают ошибки и человеческий фактор. При необходимости их можно редактировать.

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

1

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

Модуль - чат и видеозвонки

1

2

результат от внедрения

Все документы и данные находятся в виртуальном облаке.

Появилась возможность вести работу с подрядчиками в своей CRM, не рискуя конфиденциальными данными.

Директор компании видит актуальное состояние сделок и производственных процессов в любое время.

Автоматическое формирование шаблонов писем и документов ускорило работу сотрудников со сделками.

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Компания ТК «Экспертиза» уже начали пользоваться настроенной CRM. Работа по воронкам понятная и удобная. В проекте бизнес-аналитик INVO Group учел пожелание клиента сделать процесс работы в CRM максимально похожим на предыдущий, до автоматизации, чтобы сотрудникам легче было привыкнуть к CRM.

Оценка клиента о сотрудничестве
по 10-бальной шкале: 8