КЕЙС ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24:

Как автоматизировать отдел закупок?

Краткая информация о клиенте

Клиент: ООО ГРИМА ИМПОРТ
Город: Москва
Направление деятельности: Розничная торговля товарами
Количество сотрудников: 20-50 человек
Web: в разработке
Тариф Битрикс24: Компания
ООО "ГРИМА ИМПОРТ" занимаются розничной торговлей товарами потребления на различных маркет-плейсах.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В связи с активным ростом компании руководство обратило внимание на недостаток прозрачности процессов и неслаженность работы коллектива. Рутинные задачи исполнялись медленно, между отделами присутствовала несогласованность действий. Было необходимо много дополнительных звонков и манипуляций, чтобы узнать актуальное состояние сделки, задачи или документа. Мешало отсутствие контроля над работой сотрудников, а информацию о текущем положении дел можно было получить только из их уст.

Поэтому пришли к выводу, что пора внедрять CRM Битрикс24, которая сделает работу подчинённых прозрачной, удобной и оперативной, а руководители всегда будут держать руку на пульсе.

Первоначальный список необходимого функционала

  • Регламентированные и понятные процессы, устранение хаоса в работе;
  • Автоматизированная и оперативная постановка задач;
  • Чаты и обмен файлами в едином месте;
  • Автоматизированный контроль выполнения задач;
  • Прикрепление переписок, задач, звонков и документов к каждой соответствующей карточке клиента и сделки;
  • Аналитические показатели для принятия стратегических решений;
  • Сохранение истории работы по задачам и сделкам.
Опасались, что сотрудники будут долго и болезненно привыкать к новой CRM и учиться работе в ней. Но, после базового обучения INVO Group, подчинённые постепенно начали понимать удобство работы в Битрикс24. Особенно активно порталом пользуется отдел закупок.

Состав рабочей группы со стороны заказчика

Соучредитель
Роль в проекте: ответственный со стороны заказчика за проект, предоставлял информацию о работе компании и ее процессов, участвовал в проработке логики.
Что было важно: структурировать и оцифровать бизнес, делегировать операционную деятельность, внести ясность в картину деятельности сотрудников.

Директор по закупкам
Роль в проекте: предоставлял и согласовывал информацию по отделу закупок и поставок.
Что было важно: сделать удобное рабочее пространство для отдела закупок, упорядочить регламенты, оцифровать процессы и получать с них аналитику.

С какими сложностями столкнулись
на этапе внедрения?

1. По окончании внедрения 2 недели ждали обновления от самой компании Битрикс24, что немного задержало старт работ с уже готовым проектом. Но, в итоге, получили удобный и интуитивно понятный портал, с использованием новейших разработок в этой CRM.

2. Совершенствование логики процессов привело к использованию новой технологии Битрикс24 – Smart-процессов. Пришлось быстро разобраться в их функционале, как текущем, так и планируемом развитии.

Что было сделано во время реализации проекта?


Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль CRM
1) Настроен smart-процесс «Закупки», который контролирует этапы закупок, выполнение задач с необходимым результатом и в срок. Внутри процесса настроены:
  • воронка закупок в РФ;
  • воронка закупок в Китае;
  • воронка поиска товаров в Китае.

2) Настроен smart-процесс «Поставки», который автоматизирует контроль выполнения задач и напоминания по ним, своевременно выявляет ошибки в работе. Внутри процесса настроено:
  • воронка поставок.

3) Настроен smart-процесс «Карточка товара», который концентрирует все наименования товаров в формате списка в Битрикс24 для дальнейшего автоматизированного использования при работе по задачам и процессам. Также связан с первым двумя Smart-процессами.

Модуль - Контакт-центр
1) Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24.
Модуль - Задачи (группы/проекты
1) Группа для обучения.
2) Группа бухгалтерии.
3) Группа закупок.
4) Складская группа.
5) Группа для аналитиков.
6) Группа для контент-менеджера.
7) Группа для работы с отзывами.
8) Группа стратегического развития.

Все группы структурируют работу компании. В каждой в соответствии с тематикой настроены участники, календарь, чаты, канбаны, и можно проверить как актуальные задачи, так и историю выполненных.

Модуль - Аналитика
1) Отчет по конверсии сделок.

2) Отчёт эффективности и скорости работы сотрудников.

Модуль - Облачное хранение данных
1) Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Модуль - Чат и видеозвонки
1) Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

2) Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения

1. Руководителю видна результативность каждого сотрудника.
2. Структурирована работа отделов.
3. С руководителей сняты операционные задачи, освободилось время для управления компанией.
4. Сотрудники видят свои задачи и прогресс по ним.

Сопротивление от персонала еще встречается, но уже сходит на «нет». Блок закупок так хорошо автоматизирован, что сотрудники отдела сразу перешли работать в CRM. По количеству поставленных и выполненных задач видно, что автоматизация им облегчила жизнь.

Работа с бухгалтерией стала невероятно удобной. В Битрикс24 видно: когда счет оплачен, когда документ взят в работу, какие задачи еще не выполнялись. Больше не нужно звонить и спрашивать, теперь информация об актуальном состоянии документов доступна в один клик.

Однозначно будут рекомендовать INVO Group для внедрения Битрикс24.

Оценка клиента о сотрудничестве  по 10-бальной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:
  • быстрая обратная связь от команды внедрения;
  • хороший, оперативный документооборот;
  • пунктуальность сотрудников;
  • соблюдение сроков внедрения, высокая скорость работы;
  • оперативное и понятное обучение;
  • доведение задач до конца.

Что клиент рекомендует нам улучшить?
Хотелось бы больше часов обучения по уже внедренной CRM с учетом индивидуальных настроек.

Прослушайте аудио интервью с заказчиком по результатам внедрения Битрикс24


Хотите узнать как Битрикс24 поможет поднять эффективность Вашего бизнеса?

Запишитесь на бесплатную консультацию в ZOOM к нашим специалистам
Made on
Tilda