о том, как IT-решения для автоматизации бизнеса позволяют зарабатывать больше!

Кликайте по кнопке и читайте наш телеграм-канал

ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24:
Как автоматизировать закупки?

Внедряем Битрикс24 по всей России

8 (495) 118-29-92

краткая информация о клиенте

Клиент: ООО «ГРИМА ИМПОРТ»

Город: Москва

Направление деятельности: розничная торговля

Количество сотрудников: 20-50 человек

в разработке

Тариф Битрикс24: Компания

0ООО «ГРИМА ИМПОРТ»

занимаются розничной торговлей товарами потребления на различных маркет-плейсах.

Web:

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

В связи с активным ростом компании руководство обратило внимание на недостаток прозрачности процессов и неслаженность работы коллектива. Рутинные задачи исполнялись медленно, между отделами присутствовала несогласованность действий. Было необходимо много дополнительных звонков и манипуляций, чтобы узнать актуальное состояние сделки, задачи или документа. Мешало отсутствие контроля над работой сотрудников, а информацию о текущем положении дел можно было получить только из их уст.

Поэтому пришли к выводу, что пора внедрять CRM Битрикс24, которая сделает работу подчинённых прозрачной, удобной и оперативной, а руководители всегда будут держать руку на пульсе.

Автоматизированный контроль выполнения задач.

Чаты и обмен файлами в едином месте.

Автоматизированная и оперативная постановка задач.

Регламентированные и понятные процессы, устранение хаоса в работе.

Автоматические напоминания о сдаче отчетности в сроки.

Прикрепление переписок, задач, звонков и документов к каждой соответствующей карточке клиента и сделки.

Аналитические показатели для принятия стратегических решений.

Сохранение истории работы по задачам и сделкам.

Первоначальный список необходимого функционала

Опасались, что сотрудники будут долго и болезненно привыкать к новой CRM и учиться работе в ней. Но, после базового обучения INVO Group, подчинённые постепенно начали понимать удобство работы в Битрикс24. Особенно активно порталом пользуется отдел закупок.

2

Совершенствование логики процессов привело к использованию новой технологии Битрикс24 – Smart-процессов. Пришлось быстро разобраться в их функционале, как текущем, так и планируемом развитии.

По окончании внедрения 2 недели ждали обновления от самой компании Битрикс24, что немного задержало старт работ с уже готовым проектом. Но, в итоге, получили удобный и интуитивно понятный портал, с использованием новейших разработок в этой CRM.

1

с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения

Состав рабочей группы
со стороны заказчика

Роль в проекте: ответственный со стороны заказчика за проект, предоставлял информацию о работе компании и ее процессов, участвовал в проработке логики.
Что было важно: структурировать и оцифровать бизнес, делегировать операционную деятельность, внести ясность в картину деятельности сотрудников.

Соучредитель

Роль в проекте: предоставлял и согласовывал информацию по отделу закупок и поставок.
Что было важно: сделать удобное рабочее пространство для отдела закупок, упорядочить регламенты, оцифровать процессы и получать с них аналитику.

Директор по закупкам

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

2

Группа бухгалтерии.

1

Группа для обучения.

3

Группа закупок.

4

Складская группа.

5

Группа для аналитиков.

6

Группа для контент-менеджера.

7

Группа для работы с отзывами.

2

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

3

Настроен smart-процесс «Карточка товара», который концентрирует все наименования товаров в формате списка в Битрикс24 для дальнейшего автоматизированного использования при работе по задачам и процессам. Также связан с первым двумя Smart-процессами.

2

Настроен smart-процесс «Поставки», который автоматизирует контроль выполнения задач и напоминания по ним, своевременно выявляет ошибки в работе. Внутри процесса настроено:

воронка поставок.

1

Настроен smart-процесс «Закупки», который контролирует этапы закупок, выполнение задач с необходимым результатом и в срок. Внутри процесса настроены:

воронка закупок в РФ;
воронка закупок в Китае;
воронка поиска товаров в Китае.

1

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

1

Настроен отчет по конверсии сделок.

Настроен отчёт эффективности и скорости работы сотрудников.

2

Модуль CRM

Модуль - задачи (группы/проекты)

Модуль - контакт-центр

1

Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24. актуальные задачи, так и историю выполненных.

Модуль - аналитика

1

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

Модуль - диск

Модуль - чат и видеозвонки

8

Группа стратегического развития.

Все группы структурируют работу компании. В каждой в соответствии с тематикой настроены участники, календарь, чаты, канбаны, и можно проверить как актуальные задачи, так и историю выполненных.

2

Настроен smart-процесс «Поставки», который автоматизирует контроль выполнения задач и напоминания по ним, своевременно выявляет ошибки в работе. Внутри процесса настроено:

воронка поставок.

3

Настроен smart-процесс «Карточка товара», который концентрирует все наименования товаров в формате списка в Битрикс24 для дальнейшего автоматизированного использования при работе по задачам и процессам. Также связан с первым двумя Smart-процессами.

2

Группа бухгалтерии.

3

Группа закупок.

4

Складская группа.

5

Группа для аналитиков.

6

Группа для аналитиков.

7

Группа для работы с отзывами.

8

Группа стратегического развития.

2

Настроен отчёт эффективности и скорости работы сотрудников.

Настроен отчет по конверсии сделок.

1

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

1

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

2

Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24. актуальные задачи, так и историю выполненных.

1

Настроен smart-процесс «Закупки», который контролирует этапы закупок, выполнение задач с#nbspнеобходимым результатом и в срок. Внутри процесса настроены:

воронка закупок в РФ;
воронка закупок в Китае;
воронка поиска товаров в Китае.

1

Модуль - диск

Модуль CRM

Модуль - контакт-центр

Модуль - аналитика

Модуль - чат и видеозвонки

Группа для обучения.

Модуль - задачи
(группы/проекты)

Все группы структурируют работу компании. В каждой в соответствии с тематикой настроены участники, календарь, чаты, канбаны, и можно проверить как актуальные задачи, так и историю выполненных.

Модуль - чат
и видеозвонки

1

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

2

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Структурирована работа отделов.

С руководителей сняты операционные задачи, освободилось время для управления компанией.

Руководителю видна результативность каждого сотрудника.

Сотрудники видят свои задачи и прогресс по ним.

результат от внедрения

Сопротивление от персонала еще встречается, но уже сходит на «нет». Блок закупок так хорошо автоматизирован, что сотрудники отдела сразу перешли работать в CRM. По количеству поставленных и выполненных задач видно, что автоматизация им облегчила жизнь.

Работа с бухгалтерией стала невероятно удобной. В Битрикс24 видно: когда счет оплачен, когда документ взят в работу, какие задачи еще не выполнялись. Больше не нужно звонить и спрашивать, теперь информация об актуальном состоянии документов доступна в один клик.

Однозначно будут рекомендовать INVO Group для внедрения Битрикс24.

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

3

пунктуальность сотрудников;

4

соблюдение сроков внедрения, высокая скорость работы;

5

оперативное и понятное обучение;

1

быстрая обратная связь от команды внедрения;

2

хороший, оперативный документооборот;

6

доведение задач до конца.

Что клиент рекомендует нам улучшить?

Оценка сотрудничества С INVO GROUP
по 10-бальной шкале: 10

Хотелось бы больше часов обучения по уже внедренной CRM с учетом индивидуальных настроек.

1

быстрая обратная связь от команды внедрения;

2

хороший, оперативный документооборот;

3

пунктуальность сотрудников;

4

соблюдение сроков внедрения, высокая скорость работы;

5

оперативное и понятное обучение;

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

Что клиент рекомендует нам улучшить?

6

поведение задач до конца.

Оценка сотрудничества С INVO GROUP
по 10-бальной шкале: 10

Хотелось бы больше часов обучения по уже внедренной CRM с учетом индивидуальных настроек.

Что клиент
планирует внедрить в будущем

Настроена CRM-воронка продаж с разделением по разным направлениям деятельности, детализацией этапов сделок и внутренним представлением карточки компании;

Руководитель видит аналитику по каждому сотруднику, клиенту, услуге, затраченному времени на оказанную услугу;

Все базы данных перенесены в электронный вид;

Документы и взаимодействия привязаны к карточке соответствующего клиента;

Настроена корпоративная телефония.