КЕЙС ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24:

Как исправить неудачную автоматизацию?

Краткая информация о клиенте

Клиент: Yuken Kogyo Co., Ltd.
Город: Москва
Направление деятельности: Продажа, монтаж и обслуживание оборудования

Количество сотрудников: 5-10 человек
Web: www.yuken.ru
Тариф Битрикс24: Старт+

Компания "Yuken Kogyo Co., Ltd." — крупнейший производитель промышленной гидравлики в азиатском регионе. Один из лидеров в Японии по производству компонентов гидравлических систем широко применяющий в производстве инновационные разработки.
На протяжении всей своей деятельности компания делает все возможное, чтобы заслужить мировое доверие и признание бренда Yuken. И в дальнейшем будет только увеличивать усилия для широкого распространения своего гидравлического оборудования в мировой промышленности, обогащая мир новыми технологиями и делая жизнь более удобной и красивой.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Раннее уже работали с Битрикс24, но, после первой настройки, портал работал неправильно, процессы были абсолютно неудобными, и пользоваться им сотрудники не хотели. Это только усложняло бы работу.

Так как работать «в записных книжках» всё же было сложно, решили найти нового подрядчика, который спасёт купленную CRM и потраченные на неё усилия и средства.

Так выбрали команду INVO Group, которая уже обладала успешным опытом внедрения Битрикс24 у компаний с похожим видом деятельности.

Первоначальный список необходимого функционала

Оцифровка процессов и документов;
Вывод показателей эффективности работы;
Хранение данных и документов в онлайн-облаке;
Чаты и обмен данными в едином информационном портале;
Автоматизированная постановка задач и контроль сроков.

Поначалу опасались, что с настроенным порталом будет неудобно работать. Сказывался предыдущий опыт неудачного внедрения. Но с INVO Group сотрудничество прошло успешно и CRM уже начинает работать.

Состав рабочей группы со стороны заказчика

Заместитель директора (из Москвы)
● Роль в проекте: предоставление информации, согласование изменений, приём готовых работ.
● Что было важно: избавиться от хаоса неудачного внедрения и навести порядок в работе процессов.

Заместитель директора (из Иркутска)
● Роль в проекте: предоставление информации, согласование изменений, приём готовых работ.
● Что было важно: провести первоначально планируемые автоматизации и уйти от рутинных задач.

С какими сложностями столкнулись
на этапе внедрения?

1. Было неудобно, когда состав команды внедрения сменился несколько раз. Пришлось потратить больше времени на повторное объяснение нюансов проекта. Можно было оставить одного бизнес-аналитика – он прекрасно справлялся со всеми задачами.

Что было сделано во время реализации проекта?

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль CRM

1) Настроена воронка лидов, которая позволяет упорядочивать и квалифицировать новые заявки, вести подконтрольную работу с ними и следить за конверсией.

2) Настроена воронка продаж, которая позволяет вести продажи поэтапно, автоматически ставить задачи и контролировать сроки выполнения.
Модуль - Контакт-центр

1) Виджет на сайт позволяет собирать заявки с сайта и автоматически формировать из них новые лиды в Битрикс24. Исключает потерю заявок.

2) Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24.
Модуль - Списки

1) Реестр оплат позволяет отслеживать оплаты как по всем сделкам в целом, так и по каждому клиенту в частности.
Модуль - Аналитика

1) Настроен отчет по дебиторской задолженности, который позволяет контролировать сроки и процесс возврата дебиторской задолженности и напоминает о предстоящих выплатах.
Модуль - Облачное хранение данных

1) Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Модуль - Чат и видеозвонки

1) Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

2) Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения

1. Сделки находятся не в памяти сотрудников, а в CRM;
2. Автоматизирована почтовая рассылка писем из Битрикс24;
3. Настроен «онлайн-офис» в Битрикс24;
4. Истории работы по задачам сохраняются и прикрепляются к карточкам клиента и сделки.

Пользоваться Битрикс24 только начинают, еще в процессе перехода, поэтому некоторые задачи пока выполняются «в записных книжках». CRM теперь настроена удобно и работает правильно.

Будут рекомендовать INVO Group для внедрения Битрикс24.

Оценка клиента о сотрудничестве по 10-бальной шкале: 7

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

сверхурочная работа бизнес-аналитика;
доведение задач до конца;
подсказки при наведении порядка в регламентах;
пунктуальность сотрудников.

Очень понравилось работать с бизнес-аналитиком Сергеем, который внимательно и оперативно помогал со всеми вопросами.

Что клиент рекомендует нам улучшить?
Хочется, чтобы во время ведения проекта состав команды со стороны INVO Group не менялся или менялся редко. Постоянное пересказывание всей истории внедрения отнимало много времени.

ПРОСЛУШАЙТЕ АУДИОИНТЕРВЬЮ
С ЗАКАЗЧИКОМ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ
ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24