30+ лайфхаков по управлению бизнесом

30+ лайфхаков по управлению бизнесом
с помощью Битрикс24 !
Видео-решения за 5-8 минут, основанные на опыте
миллиардных компаний.
о том, как IT-решения для автоматизации бизнеса позволяют зарабатывать больше!
Кликайте по кнопке и читайте наш телеграм-канал
Внедряем Битрикс24 по всей России

ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24:
Как автоматизировать закупки?

краткая информация о клиенте
Клиент: ООО «ГРИМА ИМПОРТ»
Город: Москва
Направление деятельности: розничная торговля
Количество сотрудников: 20-50 человек
Тариф Битрикс24: Компания
0ООО «ГРИМА ИМПОРТ»
занимаются розничной торговлей товарами потребления на различных маркет-плейсах.
Web:
Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?
В связи с активным ростом компании руководство обратило внимание на недостаток прозрачности процессов и неслаженность работы коллектива. Рутинные задачи исполнялись медленно, между отделами присутствовала несогласованность действий. Было необходимо много дополнительных звонков и манипуляций, чтобы узнать актуальное состояние сделки, задачи или документа. Мешало отсутствие контроля над работой сотрудников, а информацию о текущем положении дел можно было получить только из их уст.
Поэтому пришли к выводу, что пора внедрять CRM Битрикс24, которая сделает работу подчинённых прозрачной, удобной и оперативной, а руководители всегда будут держать руку на пульсе.
Автоматизированный контроль выполнения задач.
Чаты и обмен файлами в едином месте.
Автоматизированная и оперативная постановка задач.
Регламентированные и понятные процессы, устранение хаоса в работе.
Автоматические напоминания о сдаче отчетности в сроки.
Прикрепление переписок, задач, звонков и документов к каждой соответствующей карточке клиента и сделки.
Аналитические показатели для принятия стратегических решений.
Сохранение истории работы по задачам и сделкам.
Первоначальный список необходимого функционала
Опасались, что сотрудники будут долго и болезненно привыкать к новой CRM и учиться работе в ней. Но, после базового обучения INVO Group, подчинённые постепенно начали понимать удобство работы в Битрикс24. Особенно активно порталом пользуется отдел закупок.
2
Совершенствование логики процессов привело к использованию новой технологии Битрикс24 – Smart-процессов. Пришлось быстро разобраться в их функционале, как текущем, так и планируемом развитии.
По окончании внедрения 2 недели ждали обновления от самой компании Битрикс24, что немного задержало старт работ с уже готовым проектом. Но, в итоге, получили удобный и интуитивно понятный портал, с использованием новейших разработок в этой CRM.
1
с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения
Состав рабочей группы
со стороны заказчика
  • Роль в проекте: ответственный со стороны заказчика за проект, предоставлял информацию о работе компании и ее процессов, участвовал в проработке логики.
  • Что было важно: структурировать и оцифровать бизнес, делегировать операционную деятельность, внести ясность в картину деятельности сотрудников.
Соучредитель
  • Роль в проекте: предоставлял и согласовывал информацию по отделу закупок и поставок.
  • Что было важно: сделать удобное рабочее пространство для отдела закупок, упорядочить регламенты, оцифровать процессы и получать с них аналитику.
Директор по закупкам
Что было сделано
во время реализации проекта?
(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
Любой проект мы начинаем с MVP
Что было сделано
во время реализации проекта?
(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
Любой проект мы начинаем с MVP
2
Группа бухгалтерии.
1
Группа для обучения.
3
Группа закупок.
4
Складская группа.
5
Группа для аналитиков.
6
Группа для контент-менеджера.
7
Группа для работы с отзывами.
2
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
3
Настроен smart-процесс «Карточка товара», который концентрирует все наименования товаров в формате списка в Битрикс24 для дальнейшего автоматизированного использования при работе по задачам и процессам. Также связан с первым двумя Smart-процессами.
2
Настроен smart-процесс «Поставки», который автоматизирует контроль выполнения задач и напоминания по ним, своевременно выявляет ошибки в работе. Внутри процесса настроено:
  • воронка поставок.
1
Настроен smart-процесс «Закупки», который контролирует этапы закупок, выполнение задач с необходимым результатом и в срок. Внутри процесса настроены:
  • воронка закупок в РФ;
  • воронка закупок в Китае;
  • воронка поиска товаров в Китае.
1
Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
1
Настроен отчет по конверсии сделок.
Настроен отчёт эффективности и скорости работы сотрудников.
2
Модуль CRM
Модуль - задачи (группы/проекты)
Модуль - контакт-центр
1
Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24. актуальные задачи, так и историю выполненных.
Модуль - аналитика
1
Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
Модуль - диск
Модуль - чат и видеозвонки
8
Группа стратегического развития.
Все группы структурируют работу компании. В каждой в соответствии с тематикой настроены участники, календарь, чаты, канбаны, и можно проверить как актуальные задачи, так и историю выполненных.
2
Настроен smart-процесс «Поставки», который автоматизирует контроль выполнения задач и напоминания по ним, своевременно выявляет ошибки в работе. Внутри процесса настроено:
  • воронка поставок.
3
Настроен smart-процесс «Карточка товара», который концентрирует все наименования товаров в формате списка в Битрикс24 для дальнейшего автоматизированного использования при работе по задачам и процессам. Также связан с первым двумя Smart-процессами.
2
Группа бухгалтерии.
3
Группа закупок.
4
Складская группа.
5
Группа для аналитиков.
6
Группа для аналитиков.
7
Группа для работы с отзывами.
8
Группа стратегического развития.
2
Настроен отчёт эффективности и скорости работы сотрудников.
Настроен отчет по конверсии сделок.
1
1
Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
1
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
2
Подключена почта, которая позволяет принимать и отправлять письма прямо в Битрикс24. актуальные задачи, так и историю выполненных.
1
1
Настроен smart-процесс «Закупки», который контролирует этапы закупок, выполнение задач с#nbspнеобходимым результатом и в срок. Внутри процесса настроены:
  • воронка закупок в РФ;
  • воронка закупок в Китае;
  • воронка поиска товаров в Китае.
1
Модуль - диск
Модуль CRM
Модуль - контакт-центр
Модуль - аналитика
Модуль - чат и видеозвонки
Группа для обучения.
Модуль - задачи
(группы/проекты)
Все группы структурируют работу компании. В каждой в соответствии с тематикой настроены участники, календарь, чаты, канбаны, и можно проверить как актуальные задачи, так и историю выполненных.
Модуль - чат
и видеозвонки
1
Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
2
Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
Структурирована работа отделов.
С руководителей сняты операционные задачи, освободилось время для управления компанией.
Руководителю видна результативность каждого сотрудника.
Сотрудники видят свои задачи и прогресс по ним.
результат от внедрения
Сопротивление от персонала еще встречается, но уже сходит на «нет». Блок закупок так хорошо автоматизирован, что сотрудники отдела сразу перешли работать в CRM. По количеству поставленных и выполненных задач видно, что автоматизация им облегчила жизнь.

Работа с бухгалтерией стала невероятно удобной. В Битрикс24 видно: когда счет оплачен, когда документ взят в работу, какие задачи еще не выполнялись. Больше не нужно звонить и спрашивать, теперь информация об актуальном состоянии документов доступна в один клик.
Однозначно будут рекомендовать INVO Group для внедрения Битрикс24.
Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:
3
пунктуальность сотрудников;
4
соблюдение сроков внедрения, высокая скорость работы;
5
оперативное и понятное обучение;
1
быстрая обратная связь от команды внедрения;
2
хороший, оперативный документооборот;
6
доведение задач до конца.
Что клиент рекомендует нам улучшить?
Оценка сотрудничества С INVO GROUP
по 10-бальной шкале: 10
Хотелось бы больше часов обучения по уже внедренной CRM с учетом индивидуальных настроек.
1
быстрая обратная связь от команды внедрения;
2
хороший, оперативный документооборот;
3
пунктуальность сотрудников;
4
соблюдение сроков внедрения, высокая скорость работы;
5
оперативное и понятное обучение;
Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:
Что клиент рекомендует нам улучшить?
6
поведение задач до конца.
Оценка сотрудничества С INVO GROUP
по 10-бальной шкале: 10
Хотелось бы больше часов обучения по уже внедренной CRM с учетом индивидуальных настроек.
Что клиент
планирует внедрить в будущем
Настроена CRM-воронка продаж с разделением по разным направлениям деятельности, детализацией этапов сделок и внутренним представлением карточки компании;
Руководитель видит аналитику по каждому сотруднику, клиенту, услуге, затраченному времени на оказанную услугу;
Все базы данных перенесены в электронный вид;
Документы и взаимодействия привязаны к карточке соответствующего клиента;
Настроена корпоративная телефония.