КЕЙС ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24
Как автоматизировать процессы в логопедическом центре?

Краткая информация о клиенте

Клиент: Первый медико-логопедический центр
Город: Владимир
Направление деятельности: Специализированный современный центр для детей и взрослых с нарушениями речи любой сложности.

Количество сотрудников: 10 человек
Web: www.1medlogoped.ru
Тариф Битрикс24: Команда

Структура Центра основывается на принципах комплексного, индивидуального, многопрофильного подхода к диагностике и коррекции речи.

Первый медико-логопедический центр оказывает широкий спектр логопедической помощи:

Диагностика и консультация логопеда, дефектолога, АВА-терапевта, миофункционального терапевта, психолога.
Индивидуальные, подгрупповые и специальные занятия с логопедом, дефектологом, психологом для детей.
Индивидуальные логопедические занятия для взрослых.
Индивидуальные занятия с применением логопедического тренажера «Дельфа-142».
Индивидуальное занятие с применением АВА-терапии.
Логопедический массаж.
Индивидуальное занятие с применением аппарата Forbrain.
Миофункциональная коррекция.
Занятия по коррекции дисграфии и дислексии.
Программный комплекс Fast ForWord.
Аудио тренировки Томатис.
Логоритмика.
Развитие общей, мелкой и артикуляционной моторики.
Развитие речи.
Подготовка к школе (обучение чтению по логопедической методике, подготовка руки к письму, математика, окружающий мир).
Дистанционные занятия по Skype.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Компания до внедрения Битрикс24 работала через Google документы, но в определенный момент пришло понимание, что это сильно тормозит все процессы и надо что-то менять.

Собственник компании обратился к нам с четким запросом: автоматизировать бизнес-процессы по работе с клиентами и внутри компании.

Первоначальный список необходимого функционала

Автоматизация работы с клиентами;
Ведение электронного расписания занятий с клиентами (чтобы знать кто и когда должен прийти, и к какому специалисту записан);
Перенос всех медицинских карточек клиентов в электронный вид;
Не терять входящие звонки от клиентов (чтобы все входящие автоматически фиксировались и ставилась задача на перезвон);
Автоматизация расчета заработной платы.

Собственник точно решил, что будет реализовывать все задачи на базе Битрикс24 и начал искать подходящего подрядчика.

После изучения предложений от компаний рекомендуемых Битрикс24, выбрал INVO Group, так как посчитал, что это самый оптимальный вариант в соотношении «цена – качество», так как предложения московских компаний были дороже.

Плюс, ему показались наиболее лояльными и удобными наши условия по дальнейшему сопровождению после внедрения.

Состав рабочей группы со стороны заказчика

Операционный директор

Роль в проекте: выступал в качестве главного заказчика, предоставлял всю необходимую информацию, согласовывал технические задания и конечный результат
Что было важно: наибольший фокус внимания уделял на внедрение электронного расписания

Директор медцентра

Роль в проекте: предоставляла информацию по алгоритмам работы персонала, карточкам клиентов.
Что было важно: чтобы все было максимально удобно в работе.

С какими сложностями столкнулись
на этапе внедрения?

1. Для реализации функционала онлайн расписания у Битрикс24 не было подходящего решения и готового приложения.

2. Разработка приложений не является профилем INVO Group. Мы стараемся весь функционал реализовать стандартными инструментами Битрикс24 и берем такие задачи только в крайнем случае.

Что было сделано во время реализации проекта?

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль CRM

1) Воронка продаж — весь процесс продаж систематизирован, разбит на этапы и перенесен в Битрикс24, там, где можно, настроена автоматизация.

2) Карточка контактов/сделок — вся необходимая информация о клиентах, состоянии их здоровья, записи звонков, письма, сообщения в мессенджерах автоматически сохраняются в системе.

3) Фиксация занятий — система автоматически фиксирует информацию о всех проведенных и предстоящих сеансах с каждым клиентом.
Модуль - Контакт-центр

1) Интеграция с Viber — все сообщения через мессенджер от клиента автоматически сохраняются в Битрикс24 и менеджер отвечает по ним прямо в карточке.

2) Интеграция с телефонией через приложение «Мои звонки» — все звонки поступают в Битрикс24 и сохраняются записи звонков.
Модуль - Чат и видеозвонки

1) Все сотрудники компании общаются внутри Битрикс24 через чат и видеозвонки.
Модуль - Работа с документами

1) Процесс автоматического создания документов в зависимости от типа продукции, типа сделки и участников сделки — автоматическая генерация шаблона логопедической характеристики по каждому клиенту, на основе данных из карточки в Битрикс24.
Модуль - Аналитика

1) Система контроля за сотрудниками в Битрикс24 — руководитель имеет доступ к статистике по основным показателям каждого сотрудника или отдела за любой период и может принимать управленческие решения на основе цифр.
Модуль - Списки

1) Реестр оплат — по каждому клиенту можно посмотреть все покупки за любой период.

2) Реестр абонементов — можно посмотреть информацию по всем проданным абонементам, количество оставшихся сеансов и срок действия.

3) Реестр зарплат — автоматически считается зарплата по каждому сотруднику (оклад+%+KPI) и сохраняется в отдельные списки.
Дополнительное приложение для Битрикс24

с онлайн-календарем, которое позволяет:

1) Посмотреть количество прошедших и предстоящих сеансов с пациентами по каждому врачу.

2) Посмотреть с какими пациентами предстоит сеанс, тип сеанса, в каком кабинете он проходит.

3) За 3 часа до сеанса приложение автоматически отправляет СМС клиенту с напоминанием о сеансе.

Результат от внедрения

Все задачи поставленные перед нами были решены, компания получила готовую систему для планирования встреч с клиентами, в которой автоматизирован процесс получения денежных средств, списаний занятий с абонементов, вся клиентская база в одном месте с заполненными карточками, и можно всю информацию посмотреть (занятия, деньги, врачи и т.д,) + ведется автоматический расчет заработной платы.

Как это скажется на объемах продаж и прибыли компании пока сказать сложно, так как с момента завершения проекта прошел всего 1 месяц.

На данный момент руководитель выделил следующие моменты:
1. Ушли от Viber/WhatsApp и вся переписка по работе ведется в Битрикс24.
2. Перенесли всю постановку задач в Битрикс24.
3. Все новости компании и развитие корпоративной культуры делается на базе Битрикс24.
4. Руководитель всю информацию о работе компании видит в одном месте и может получить быстрый доступ к ней.

Мы договорились связаться с компанией через 6 месяцев, чтобы повторно получить обратную связь по результатам.

Оценка клиента о сотрудничестве по 10-бальной шкале: 8

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

работа шла достаточно быстро;
оперативно выходили на связь;
создали чат проекта, где могли обмениваться всей информацией по вопросам внедрения.

Что клиент рекомендует нам улучшить?
Построить свой отдел технической разработки (чтобы реализовать нештатную доработку силами программистов)

Комментарий основателя компании Дмитрия Акулова

Мы осознанно отказались от отдела разработки, так как мы специализируемся лучше всех на комплексном внедрении Битрикс24 с точки зрения консалтинга и управления проектами в целом.

Наши аналитики стараются реализовывать весь функционал для клиента в рамках штатных инструментов Битрикс24, что, в свою очередь, позволяет сэкономить ресурсы на разработке проекта до 2х раз, так как привлечение программистов это всегда дополнительные финансовые затраты.

Если же в рамках проекта требуется внештатная доработка или интеграция Б24 у нас есть проверенный пул партнеров, которых мы предлагаем для реализации этой задачи, сами оказываем информационную поддержку в части подготовки технических требований, ответов на вопросы и помощи в приемке работ.