о том, как IT-решения для автоматизации бизнеса позволяют зарабатывать больше!

Кликайте по кнопке и читайте наш телеграм-канал

Внедряем Битрикс24 по всей России

Испытательный центр:
как реализовать большой функционал на одном портале?

8 (499) 938-91-21

краткая информация о клиенте

Клиент: ТОО «КАЗЭКСПОАУДИТ»

Город: Алматы, Казахстан

Направление деятельности: сертификация товаров и услуг

Количество сотрудников: 100-250 человек

www.certification.kz

Тариф Битрикс24: Коробка

ТОО «КАЗЭКСПОАУДИТ»

работает на рынке сертификационных услуг Республики Казахстан с 1997 г. За эти годы компания заработала высокий авторитет внутри страны и за рубежом среди изготовителей и поставщиков продукции (услуг).

Основной целью компании является гарантия безопасности сертифицированной продукции (услуг) для жизни, здоровья людей и окружающей среды.

Web:

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Во многих бизнес-процессах не хватало системности и порядка. Ранее в компании не пользовались Битрикс24, но, изучив информацию и отзывы знакомых и коллег, остановили свой выбор именно на Битрикс24 как на одной из лучших CRM-систем.

Из-за специфики деятельности (а именно широкого спектра оказания услуг по сертификации, декларированию и т. д.) остро встал вопрос об автоматизации по всем направлениям.

Автоматизированные постановка задач и контроль сроков;

Прозрачность и точность ведения отчетности по результатам работы с клиентами;

Все коммуникации между сотрудниками и с клиентами на одном портале;

Единая база клиентов;

Систематизация работы компании в целом.

Первоначальный список необходимого функционала

Клиент долго шел к тому, чтобы внедрить CRM-систему.
Функционала 1С было недостаточно для продаж и сбора аналитики.

Большой объем желаемого функционала потребовал больше времени, чем планировалось. Не весь объем работ удалось реализовать уже на первом этапе внедрения, но ключевые процессы уже оцифрованы и успешно используются в компании.

1

с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения

Состав рабочей группы
со стороны заказчика

Главный специалист ОПС (Отдел подтверждения соответствия продукции и услуг) принимал активное участие в проектировании процессов, их корректировке и финальном согласовании работ. Начальник испытательного центра и руководитель ОПС предоставляли информацию по своим направлениям, описывали бизнес-процессы и также принимали работу после реализации всех настроек.

Уже после запуска проекта подключился новый сотрудник ОПС, активно тестировал портал и давал обратную связь своим коллегам и проектной команде.

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

1

2

3

4

5

Модуль CRM

Настроена воронка работы с клиентами, которая позволяет разделить процесс на четкие этапы: от получения данных клиента, передачи в производство до завершения работы.

Процессы становятся понятными и прозрачными.

Модуль - смарт-процессы

Настроены 11 смарт-процессов, в которых реализованы собственные сценарии производства, а в них, в свою очередь, разбиваются по специфике направления (сертификация, декларирование и т.д.).

Модуль - контакт-центр

Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

Модуль - Списки

Настроено 17 реестров (договоров, образцов и протоколов и т.д.) которые позволяют хранить и просматривать всю необходимую информацию в одном месте.

Модуль - Работа с документами

Шаблон договора с клиентом.

Модуль - задачи (группы/проекты)

Настроена группа обучения.

Модуль - аналитика

Настроен отчет просроченных сделок, который позволяет отслеживать дату начала и срок выполнения работ.

Модуль - диск

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Шаблон доп. соглашения.

Шаблон приложения к договору.

Шаблон акта выполненных работ.

Шаблон счета.

Шаблоны документов заполняются автоматически из карточек сделок, что помогает сильно ускорить процесс работы по ним.

Отдельным направлением было обучение созданию и настройке групп и проектов. Группы позволяют структурировать работу над каждым проектом внутри Битрикс24, а в рамках созданных групп можно создавать задачи, контролировать сроки, обмениваться комментариями по ходу выполнения.

Шаблон договора с клиентом.

1

Шаблон доп. соглашения.

2

Шаблон приложения к договору.

3

Шаблон акта выполненных работ.

4

Модуль - диск

1

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Настроена воронка работы с клиентами, которая позволяет разделить процесс на четкие этапы: от получения данных клиента, передачи в производство до завершения работы.

1

Модуль CRM

Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

1

Модуль - контакт-центр

Настроено 17 реестров (договоров, образцов и протоколов и т.д.) которые позволяют хранить и просматривать всю необходимую информацию в одном месте.

1

Модуль - списки

Модуль - работа
с документами

Настроена группа обучения.

1

Модуль - задачи
(группы / проекты)

Настроен отчет просроченных сделок, который позволяет отслеживать дату начала и срок выполнения работ.

1

Модуль - аналитика

1

Настроены 11 смарт-процессов, в которых реализованы собственные сценарии производства, а в них, в свою очередь, разбиваются по специфике направления (сертификация, декларирование и т.д.).

Модуль - смарт-процессы

Процессы становятся понятными и прозрачными.

Отдельным направлением было обучение созданию и настройке групп и проектов. Группы позволяют структурировать работу над каждым проектом внутри Битрикс24, а в рамках созданных групп можно создавать задачи, контролировать сроки, обмениваться комментариями по ходу выполнения.

Шаблон счета.

5

Шаблоны документов заполняются автоматически из карточек сделок, что помогает сильно ускорить процесс работы по ним.

Модуль - чат
и видеозвонки

1

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

2

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Сохраняется история взаимодействия с каждым клиентом и между подразделениями.

Автоматизированы задачи, их постановка, контроль выполнения и напоминания. Теперь сотрудники могут легко управлять своей загрузкой.

Настроен единый портал, реестры хранят всю необходимую информацию внутри Битрикс24.

Запущены бизнес-процессы, запланированные на первом этапе.

Оцифрована работа компании в целом, теперь все процессы прозрачны, руководители видят актуальное состояние сделок и учитывают его при построении стратегии продаж.

результат от внедрения

Проект получился объёмным, выполнено много задач по 10 направлениям в рамках первого этапа. Несмотря на большую загрузку и со стороны интегратора, и со стороны клиента, команда добилась поставленных целей.

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

3

обучение по работе с порталом;

4

терпение и методичность.

1

компетентные бизнес-аналитики;

2

комфортная коммуникация с проектной командой;

Оценка сотрудничества С#NBSP;INVO#NBSP;GROUP
по 10-балльной шкале: 10

Что клиент рекомендует нам улучшить?

На этапе предпроектного исследования больше объяснять и обозначать возможности системы и портала. Как правило, хочется всего и сразу, но важно донести, что бывают процессы сложные и многоступенчатые.

«За всё время проекта сменилось три бизнес-аналитика, но каждый был по-своему хорош. Получилась очень слаженная работа: со всеми находили общий язык, все друг друга понимали», — отметила Олеся Белаш, главный специалист ОПС.

1

компетентные бизнес-аналитики;

2

комфортная коммуникация с проектной командой;

3

обучение по работе с порталом;

4

терпение и методичность.

«За всё время проекта сменилось три бизнес-аналитика, но каждый был по-своему хорош. Получилась очень слаженная работа: со всеми находили общий язык, все друг друга понимали», — отметила Олеся Белаш, главный специалист ОПС.

Оценка сотрудничества С#NBSP;INVO#NBSP;GROUP
по 10-балльной шкале: 10

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

Что клиент рекомендует нам улучшить?

На этапе предпроектного исследования больше объяснять и обозначать возможности системы и портала. Как правило, хочется всего и сразу, но важно донести, что бывают процессы сложные и многоступенчатые.

Что клиент
планирует внедрить в будущем

Важным критерием в выборе подрядчика было обучение персонала. В дальнейшем хочется увидеть рост сотрудников внутри компании, хотелось бы автоматизировать систему поощрения специалистов, систему повышения квалификации. Этот и другой функционал хотелось бы реализовать на втором этапе внедрения Битрикс24.