Внедряем Битрикс24 по всей России

ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24:
Как огранизовать производственные процессы?

8 (499) 938-91-21

краткая информация о клиенте

Клиент: СтальПроект

Город: Киров

Направление деятельности: проектирование, строительство и ремонт

Количество сотрудников: 20-50 человек

www.stalproject.ru

Тариф Битрикс24: Профессиональный

Компания «СтальПроект»

занимается проектированием, строительством и монтажом зданий из крупных металлоконструкций по типу ангаров.

Web:

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

«СтальПроект» уже некоторое время поэтапно проводит систематизацию отделов, чтобы сократить затраты времени и денег на неэффективные процессы.

На момент старта проекта в компании уже был автоматизирован отдел продаж в AmoCRM. Однако встала задача автоматизации производства, для которой есть широкий функционал в Битрикс24.

Необходимо было оцифровать весь производственный цикл и автоматизировать процессы, которые компьютер сможет выполнять быстро и безошибочно в отличие от человека.

Ускоренные процессы согласования;

Оцифровка всех производственных процессов;

Автоматизированные постановка задач и контроль сроков реализации проектов;

Чаты по задачам и обмен данными между сотрудниками на едином портале;

Облачное хранение данных компании.

Первоначальный список необходимого функционала

Руководство ООО «СтальПроект» выбрало в подрядчики INVO Group, так как давно знакомо с основателем Дмитрием Акуловым и доверяет компании.

с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения

Во время внедрения проекта сложностей не было. Когда проект по настройке портала был завершен, заказчики попросили «докрутить» некоторые нюансы. И бизнес-аналитик оперативно внес корректировки, которые расширили и улучшили готовый бизнес-процесс.

Состав рабочей группы
со стороны заказчика

Роль в проекте: координировал проект внедрения, корректировал бизнес-процессы, принимал готовые работы.

Директор

Роль в проекте: амбассадор Битрикс24 в своей компании, информирует сотрудников о нововведениях на портале.

Помощник директора

Роль в проекте: описывал бизнес-процессы, предоставлял техническую информацию.

Технический директор

У всех была общая цель: систематизировать работу производственного цикла, внедрить контроль стадий проекта и исполнения задач.

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

1

2

3

2

3

1

2

1

Модуль CRM

Настроена воронка для ведения проектов. В нее поступают заявки из отдела продаж. При клике на заявку открывается карточка сделки, где находится полная информация по проекту: какой клиент сделал заказ, что именно нужно изготовить, сроки и на какой стадии находится проект.

Модуль - бизнес-процессы

Настроен бизнес-процесс обработки заявок на снабжение. Производственник запускает процесс и прикрепляет к нему документ с заявкой, а снабженец моментально его получает, выполняет заказ и завершает процесс. Все действия отображаются и фиксируются в системе. Сказать «я не видел задачу» невозможно.

Настроена воронка «Проектирование», которая распределяет заказы между проектировщиками в зависимости от направления работы. Теперь по каждому проекту видно: на каком он этапе, есть ли просроченные задачи, кто ответственный за результат, вся ли документация по проекту подготовлена вовремя и какие документы еще предстоит подготовить.
Процесс проектирования включает в себя 53 направления, поэтому без автоматизации им очень сложно управлять, а отслеживать результаты – просто невозможно.

Настроена воронка «Изготовление и строительство». Работает по принципу воронки «Проектирование».

Настроен процесс согласования счета на оплату. Снабженец запускает процесс на портале и прикрепляет к нему счет. Директор моментально получает задание «Согласовать счет» и выполняет его. Если счет одобрен, то бухгалтер автоматически получает задачу на оплату.

Настроен процесс согласования заказа наличных. Работает по принципу «Согласования счета».

Модуль - задачи (группы/проекты)

Подключена группа по проектированию. Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.

Модуль - Списки

Настроен реестр оплат для хранения данных.

Настроен списки счетов на плату и заказа наличных. При поступлении данных о средствах запускается автоматически запускаются процессы согласования.

Модуль - контакт-центр

Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

Модуль - Аналитика

Настроен отчет по дебиторской задолженности.

Модуль - чат и видеозвонки

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Модуль - диск

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Модуль - диск

1

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Настроена воронка для ведения проектов. В нее поступают заявки из отдела продаж. При клике на заявку открывается карточка сделки, где находится полная информация по проекту: какой клиент сделал заказ, что именно нужно изготовить, сроки и на какой стадии находится проект.

2

Настроена воронка «Проектирование», которая распределяет заказы между проектировщиками в зависимости от направления работы. Теперь по каждому проекту видно: на каком он этапе, есть ли просроченные задачи, кто ответственный за результат, вся ли документация по проекту подготовлена вовремя и какие документы еще предстоит подготовить.
Процесс проектирования включает в себя 53 направления, поэтому без автоматизации им очень сложно управлять, а отслеживать результаты – просто невозможно.

1

Модуль CRM

3

Настроена воронка «Изготовление и строительство». Работает по принципу воронки «Проектирование».

2

Настроен процесс согласования счета на оплату. Снабженец запускает процесс на портале и прикрепляет к нему счет. Директор моментально получает задание «Согласовать счет» и выполняет его. Если счет одобрен, то бухгалтер автоматически получает задачу на оплату.

3

Настроен процесс согласования заказа наличных. Работает по принципу «Согласования счета».

1

Подключена группа по проектированию. Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.

Модуль - задачи (группы/проекты)

Настроен реестр оплат для хранения данных.

2

Настроен списки счетов на плату и заказа наличных. При поступлении данных о средствах запускается автоматически запускаются процессы согласования.

1

Модуль - списки

Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

1

Модуль - контакт-центр

Настроен отчет, который позволяет контролировать эффективность каналов поступления лидов.

1

Модуль - аналитика

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

1

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Модуль - чат и видеозвонки

2

1

Настроен бизнес-процесс обработки заявок на снабжение. Производственник запускает процесс и прикрепляет к нему документ с заявкой, а снабженец моментально его получает, выполняет заказ и завершает процесс. Все действия отображаются и фиксируются в системе. Сказать «я не видел задачу» невозможно.

Модуль - бизнес-процессы

Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.

Собственник получил возможность накапливать аналитику по работе компании и управлять ей. Битрикс24 собирает данные и считает показатели, пока сотрудники выполняют задачи.

CRM контролирует составление и сроки отправления важной документации. Ни один документ в проекте теперь невозможно потерять.

результат от внедрения

Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.

Если в проекте случается форс-мажор — это сразу видно в Битрикс24. Такая прозрачность позволяет быстро устранять «заторы» и выполнять вовремя свои обязательства перед клиентами.

Теперь специалисты компании «СтальПроект» выполняют задачи и отмечают состояние проектов в своих мобильных телефонах через приложение Битрикс24. Это позволяет им работать в любой локации без привязки к компьютеру, а собственнику – держать руку на пульсе проектов.

Большая победа этого внедрения – это сам факт использования Битрикс24 производственниками. Как известно, сотрудники производства обычно работают «в полях», а не за компьютерами, поэтому их работу сложно оцифровать и управлять ей.

Что клиент рекомендует нам улучшить?

Хочется, чтобы на этапе проектирования будущего портала бизнес-аналитик показывал пример «как это сделано в компании из той же сферы деятельности».

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

Оценка сотрудничества с invo group
по 10-бальной шкале: 9

1

проектная команда быстро реагирует на вопросы и пожелания клиента;

2

сотрудники внимательные и компетентные;

3

были реализованы все заранее оговоренные настройки в точные сроки.

Оценка сотрудничества с invo group
по 10-бальной шкале: 9

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

1

проектная команда быстро реагирует на вопросы и пожелания клиента;

2

сотрудники внимательные и компетентные;

3

были реализованы все заранее оговоренные настройки в точные сроки.

Что клиент рекомендует нам улучшить?

Хочется, чтобы на этапе проектирования будущего портала бизнес-аналитик показывал пример «как это сделано в компании из той же сферы деятельности».

ДАЛЬНЕЙШИЕ ПЛАНЫ

Так как у компании «СтальПроект» отдел продаж и производство уже автоматизированы, второй этап пока не планируется. Возможно, в дальнейшем все отделы будут переведены в Битрикс24, чтобы сотрудники компании работали в единой системе.

На данный момент «СтальПроект» пользуются нашими услугами сопровождения портала. Спустя 6 месяцев после завершения MVP были усовершенствованы и детализированы основные бизнес-процессы, настроена воронка продаж и выполнена интеграция с сайтом: теперь заявки с него поступают в Битрикс24.

Менеджер по продажам обрабатывает заказы в той же системе, что и его коллеги из производства. Это упрощает и ускоряет передачу информации по проектам между отделами.