ВНЕДРЕНИЕ БИТРИКС24:
Как огранизовать производственные процессы?

Внедряем Битрикс24 по всей России

8 (499) 938-91-21

краткая информация о клиенте

Компания «СтальПроект»

занимается проектированием, строительством и монтажом зданий из крупных металлоконструкций по типу ангаров.

Направление деятельности: проектирование, строительство и ремонт

Город: Киров

Клиент: СтальПроект

Тариф Битрикс24: Профессиональный

www.stalproject.ru

Количество сотрудников: 20-50 человек

Web:

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

«СтальПроект» уже некоторое время поэтапно проводит систематизацию отделов, чтобы сократить затраты времени и денег на неэффективные процессы.

На момент старта проекта в компании уже был автоматизирован отдел продаж в AmoCRM. Однако встала задача автоматизации производства, для которой есть широкий функционал в Битрикс24.

Необходимо было оцифровать весь производственный цикл и автоматизировать процессы, которые компьютер сможет выполнять быстро и безошибочно в отличие от человека.

Первоначальный список необходимого функционала

Руководство ООО «СтальПроект» выбрало в подрядчики INVO Group, так как давно знакомо с основателем Дмитрием Акуловым и доверяет компании.

Ускоренные процессы согласования;

Оцифровка всех производственных процессов;

Автоматизированные постановка задач и контроль сроков реализации проектов;

Чаты по задачам и обмен данными между сотрудниками на едином портале;

Облачное хранение данных компании.

с какими сложностями столкнулись на этапе внедрения

Во время внедрения проекта сложностей не было. Когда проект по настройке портала был завершен, заказчики попросили «докрутить» некоторые нюансы. И бизнес-аналитик оперативно внес корректировки, которые расширили и улучшили готовый бизнес-процесс.

Состав рабочей группы
со стороны заказчика

Роль в проекте: координировал проект внедрения, корректировал бизнес-процессы, принимал готовые работы.

Директор

Роль в проекте: амбассадор Битрикс24 в своей компании, информирует сотрудников о нововведениях на портале.

Помощник директора

Роль в проекте: описывал бизнес-процессы, предоставлял техническую информацию.

Технический директор

У всех была общая цель: систематизировать работу производственного цикла, внедрить контроль стадий проекта и исполнения задач.

Что было сделано
во время реализации проекта?

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Любой проект мы начинаем с MVP

Что было сделано
во время реализации проекта?

Любой проект мы начинаем с MVP

(минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

Модуль - бизнес-процессы

Настроен бизнес-процесс обработки заявок на снабжение. Производственник запускает процесс и прикрепляет к нему документ с заявкой, а снабженец моментально его получает, выполняет заказ и завершает процесс. Все действия отображаются и фиксируются в системе. Сказать «я не видел задачу» невозможно.

Модуль - Списки

Настроен реестр оплат для хранения данных.

Настроена воронка для ведения проектов. В нее поступают заявки из отдела продаж. При клике на заявку открывается карточка сделки, где находится полная информация по проекту: какой клиент сделал заказ, что именно нужно изготовить, сроки и на какой стадии находится проект.

Модуль CRM

Модуль - задачи (группы/проекты)

Настроен списки счетов на плату и заказа наличных. При поступлении данных о средствах запускается автоматически запускаются процессы согласования.

Настроена воронка «Проектирование», которая распределяет заказы между проектировщиками в зависимости от направления работы. Теперь по каждому проекту видно: на каком он этапе, есть ли просроченные задачи, кто ответственный за результат, вся ли документация по проекту подготовлена вовремя и какие документы еще предстоит подготовить.
Процесс проектирования включает в себя 53 направления, поэтому без автоматизации им очень сложно управлять, а отслеживать результаты – просто невозможно.

Настроена воронка «Изготовление и строительство». Работает по принципу воронки «Проектирование».

Настроен процесс согласования счета на оплату. Снабженец запускает процесс на портале и прикрепляет к нему счет. Директор моментально получает задание «Согласовать счет» и выполняет его. Если счет одобрен, то бухгалтер автоматически получает задачу на оплату.

Настроен процесс согласования заказа наличных. Работает по принципу «Согласования счета».

Подключена группа по проектированию. Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.

Модуль - контакт-центр

Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

Модуль - Аналитика

Настроен отчет по дебиторской задолженности.

Модуль - чат и видеозвонки

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Модуль - диск

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

1

2

3

2

3

1

2

1

Настроена воронка для ведения проектов. В нее поступают заявки из отдела продаж. При клике на заявку открывается карточка сделки, где находится полная информация по проекту: какой клиент сделал заказ, что именно нужно изготовить, сроки и на какой стадии находится проект.

2

Настроена воронка «Проектирование», которая распределяет заказы между проектировщиками в зависимости от направления работы. Теперь по каждому проекту видно: на каком он этапе, есть ли просроченные задачи, кто ответственный за результат, вся ли документация по проекту подготовлена вовремя и какие документы еще предстоит подготовить.
Процесс проектирования включает в себя 53 направления, поэтому без автоматизации им очень сложно управлять, а отслеживать результаты – просто невозможно.

Модуль CRM

1

3

Настроена воронка «Изготовление и строительство». Работает по принципу воронки «Проектирование».

2

Настроен процесс согласования счета на оплату. Снабженец запускает процесс на портале и прикрепляет к нему счет. Директор моментально получает задание «Согласовать счет» и выполняет его. Если счет одобрен, то бухгалтер автоматически получает задачу на оплату.

3

Настроен процесс согласования заказа наличных. Работает по принципу «Согласования счета».

1

Подключена группа по проектированию. Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.

Модуль - задачи (группы/проекты)

2

Настроен списки счетов на плату и заказа наличных. При поступлении данных о средствах запускается автоматически запускаются процессы согласования.

Модуль - списки

Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

1

Модуль - контакт-центр

Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

1

Модуль - диск

Настроен отчет, который позволяет контролировать эффективность каналов поступления лидов.

1

Модуль - аналитика

Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

1

Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Модуль - чат и видеозвонки

2

Модуль - бизнес-процессы

Настроен бизнес-процесс обработки заявок на снабжение. Производственник запускает процесс и прикрепляет к нему документ с заявкой, а снабженец моментально его получает, выполняет заказ и завершает процесс. Все действия отображаются и фиксируются в системе. Сказать «я не видел задачу» невозможно.

1

Настроен реестр оплат для хранения данных.

1

результат от внедрения

Если в проекте случается форс-мажор — это сразу видно в Битрикс24. Такая прозрачность позволяет быстро устранять «заторы» и выполнять вовремя свои обязательства перед клиентами.

Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.

Теперь специалисты компании «СтальПроект» выполняют задачи и отмечают состояние проектов в своих мобильных телефонах через приложение Битрикс24. Это позволяет им работать в любой локации без привязки к компьютеру, а собственнику – держать руку на пульсе проектов.

Большая победа этого внедрения – это сам факт использования Битрикс24 производственниками. Как известно, сотрудники производства обычно работают «в полях», а не за компьютерами, поэтому их работу сложно оцифровать и управлять ей.

Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.

Собственник получил возможность накапливать аналитику по работе компании и управлять ей. Битрикс24 собирает данные и считает показатели, пока сотрудники выполняют задачи.

CRM контролирует составление и сроки отправления важной документации. Ни один документ в проекте теперь невозможно потерять.

Оценка сотрудничества с invo group
по 10-бальной шкале: 9

были реализованы все заранее оговоренные настройки в точные сроки.

3

сотрудники внимательные и компетентные;

2

проектная команда быстро реагирует на вопросы и пожелания клиента;

1

Что клиент рекомендует нам улучшить?

Хочется, чтобы на этапе проектирования будущего портала бизнес-аналитик показывал пример «как это сделано в компании из той же сферы деятельности».

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

Оценка сотрудничества с invo group
по 10-бальной шкале: 9

были реализованы все заранее оговоренные настройки в точные сроки.

3

сотрудники внимательные и компетентные;

2

проектная команда быстро реагирует на вопросы и пожелания клиента;

1

Что клиенту больше всего понравилось
в нашей работе:

Хочется, чтобы на этапе проектирования будущего портала бизнес-аналитик показывал пример «как это сделано в компании из той же сферы деятельности».

Что клиент рекомендует нам улучшить?

ДАЛЬНЕЙШИЕ ПЛАНЫ

Так как у компании «СтальПроект» отдел продаж и производство уже автоматизированы, второй этап пока не планируется. Возможно, в дальнейшем все отделы будут переведены в Битрикс24, чтобы сотрудники компании работали в единой системе.

На данный момент «СтальПроект» пользуются нашими услугами сопровождения портала. Спустя 6 месяцев после завершения MVP были усовершенствованы и детализированы основные бизнес-процессы, настроена воронка продаж и выполнена интеграция с сайтом: теперь заявки с него поступают в Битрикс24.

Менеджер по продажам обрабатывает заказы в той же системе, что и его коллеги из производства. Это упрощает и ускоряет передачу информации по проектам между отделами.

ДРУГИЕ КЕЙСЫ INVO GROUP

Внедрение Битрикс24
в строительной компании

Настройка Битрикс24
для проектной экспертизы

Настройка Битрикс24
для негосударственной экспертизы